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パートの面接を断る方法~ほかの仕事に決まった場合の面接辞退の仕方

パートの面接を断る方法~ほかの仕事に決まった場合の面接辞退の仕方

パートの仕事が決まることは嬉しいものです。ただ、まだ面接が残っているのにほかの仕事に決まってしまったら、どうやって断れば良いのでしょうか。いくら断りにくいからといっても、連絡なしで辞退するということは社会人としてはマナー違反。そこで、ほかの仕事に決まった場合、いつ、誰に、どのように辞退を伝えるのが良いのかを考えてみましょう。

基本は面接前日までに連絡する

誰でも「断る」という行為はしたくないでしょう。しかし、パートの面接で、他社の採用の連絡のタイミングによって、どうしても断らざるを得ない場合もあります。そのようなときは、仕事が決まった、採用が決まった時点でなるべく早めに、極力、面接前日までに連絡しましょう

面接担当者は、日々の忙しい業務の合間に面接日程を設けています。スケジュール調整もそれなりに手間がかかるものなので、その点についても申し訳ないという気持ちは持っておきましょう。

面接当日の辞退はわかり次第すぐ連絡する

面接当日になって他社の採用が決まる、という場合もありえます。印象としてはどうしてもドタキャンのように受け取られてしまいかねませんが、これは辞退が確定した時点ですぐに連絡をする必要があります。

この場合はメールだと担当者が見ていない可能性もありますから、相手にとってもそのときにわかるように、電話で連絡することをおすすめします。前日までの連絡に比べて、突然の辞退となって申し訳ないという気持ちも伝える必要があります。

電話での伝え方(直接or伝言)

面接辞退の連絡ですが、基本は電話で直接、面接担当者や面接日程を決めた時の担当者に伝えることです。メールでやり取りをしていた場合は、メールでも構いませんが、それでもきちんとした印象を与えるには、電話で言葉のやり取りをすることが礼儀でしょう。

面接担当者や面接日程を決めた時の担当者が不在の場合は、同じ部署の方に伝言でも構いませんので、とりあえず、早く伝えることを心がけましょう。なお、「他社で採用が決まった」ということ自体は隠す必要はありません。

前日までに伝える場合

担当者に直接伝える例

あなた「お世話になっております。〇月〇日の〇時にパートの面接をお願いしておりました〇〇と申します。△△様はいらっしゃいますでしょうか?」

担当者「はい、△△です。」

あなた「△△様、大変申し訳ございませんが、実は、別で応募しておりました他社様での採用が決まり、そちらでお世話になることとなりました。つきましては、大変恐縮でございますが、御社の面接を辞退させていただきたく思っております。貴重なお時間を割いていただきましたのに、本当に申し訳ございません。」

担当者「そうですか。残念ですが、仕方ありません。またの機会があればよろしくお願いいたします。」

面接担当者や面接日程を決めた時の担当者が不在の場合には、上記の言葉の最初に伝言を依頼したい旨を伝え、言葉通りに伝えてもらうようにしましょう。

伝言依頼の例

あなた「お世話になっております。〇月〇日の〇時にパートの面接をお願いしておりました〇〇と申します。△△様はいらっしゃいますでしょうか?」

応募先「すみません、△△は本日出張で、不在となっております。」

あなた「ご不在とのこと、承知しました。それでは、申し訳ございませんがご伝言をお願いできますでしょうか。

応募先「はい、承ります。お願いいたします。」

あなた「はい。大変申し訳ございませんが、別で応募しておりました他社様での採用が決まり、御社の面接を辞退させていただきたく思っております。貴重なお時間を割いていただきましたのに、本当に申し訳ございませんとお伝えいただけますでしょうか。」

応募先「承知しました。〇〇様の面接ご辞退の件、承りました。申し伝えます。」

あなた「お手数おかけして申し訳ありません。それでは、よろしくお願いいたします。」

なお、他社に決められた理由などを聞かれた場合には答える義務はないものの、カドが立たないようにするため、「御社の勤務条件より合いそうだった」、「家から近い」、「子供が通う保育園に近い」などを挙げても良いでしょう。ただし、嘘をつく必要はありません。

また、面接だけでも受けてみませんかという誘いがあるかもしれません。この場合は興味があれば行くのも良いでしょう。

当日に伝える場合

当日になって伝える場合は上でも説明した通り、急な連絡となったことへのお詫びを伝えることが重要です。

担当者に直接伝える例

あなた「お世話になっております。本日〇時にパートの面接をお願いしておりました〇〇と申します。△△様はいらっしゃいますでしょうか?」

担当者「はい、△△です。」

あなた「△△様、面接当日で突然のご連絡となり大変申し訳ございません。実は、別で応募しておりました他社様での採用が本日決まり、そちらでお世話になることとなりました。急なご連絡となって誠に恐縮でございますが、御社の面接を辞退させていただきたく思っております。貴重なお時間を割いていただきましたのに、本当に申し訳ございません。また、当日でのご連絡となったこと、重ねてお詫び申し上げます。」

担当者「そうですか。残念ですが、仕方ありません。またの機会があればよろしくお願いいたします。」
伝言依頼の例

あなた「お世話になっております。本日の〇時にパートの面接をお願いしておりました〇〇と申します。△△様はいらっしゃいますでしょうか?」

応募先「すみません、△△は現在打ち合わせで、ただいま不在となっております。」

あなた「ご不在とのこと、承知しました。それでは、申し訳ございませんがご伝言をお願いできますでしょうか。

応募先「はい、承ります。お願いいたします。」

あなた「はい。大変申し訳ございませんが、本日、別で応募しておりました他社様での採用が本日決まり、御社の面接を辞退させていただきたく思っております。貴重なお時間を割いていただきましたのに、本当に申し訳ございませんとお伝えいただけますでしょうか。」

応募先「承知しました。〇〇様の面接ご辞退の件、承りました。申し伝えます。」

あなた「当日のご連絡となってしまい、本当に申し訳ございません。お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。」

メールでの伝え方

メールは電話よりも感情が伝わりにくいものなので、どうしてもメール以外に方法がない場合はなるべく避けた方が良いでしょう。メールでの要点は、「(主婦のパートならではの)理由があり、どうしても辞退せざるを得ない」という、申し訳なさが伝わるようにすることです。

前日までに伝える場合

前日までに伝える場合は、簡潔に伝えることを意識しつつ、辞退することへのお詫びを記載しましょう。

メールの文例

件名:パート面接の辞退について(〇〇)

本文

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

わたくし、〇月〇日〇時にパートの面接のお約束をしておりました、〇〇と申します。
大変申し訳ございませんが、この度、他社での採用が決まりまして、
そちらがより保育所に近いことから、貴社の面接を辞退させていただきたく思います。

せっかく面接のお時間を頂戴いたしましたが、
このようなことになりまして、深くお詫び申し上げます。

取り急ぎましてのご連絡となりますが、何卒、よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――――
〇〇(あなたの名前)
東京都************(住所)
電話:***-****-****
mail:*****@***.***
――――――――――――――――――――――――――――

当日伝える場合

当日になってメールを送るのは、最後の手段と言っていいでしょう。相手が都合良くメールを見てくれるとは限らず、こちらはメールで連絡をしたつもりだけど相手は来ると思って待っている…となってしまうと非常に問題です。

まず電話をしてみて、不在だった場合に取り急ぎの手段としてメールを送り、メールを送ってから時間に余裕があれば、あらためて電話するとよりきちんと伝わる可能性は上がります。

メールの文例

件名:パート面接の辞退について(〇〇)

本文

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

わたくし、本日の〇時にパートの面接のお約束をしておりました、〇〇と申します。
面接当日の急なご連絡となり、申し訳ございません。

実は、別で応募しておりました他社での採用が本日決まりまして、
そちらがより保育所に近いことから、貴社の面接を辞退させていただきたく思います。

せっかく面接のお時間を頂戴いたしましたが、
このようなことになりまして、深くお詫び申し上げます。

お電話させていただきましたが、ご不在とのことで、
取り急ぎましてのご連絡となりますが、何卒、よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――――
〇〇(あなたの名前)
東京都************(住所)
電話:***-****-****
mail:*****@***.***
――――――――――――――――――――――――――――

丁寧な連絡をすれば悪印象は与えない

電話にせよメールにせよ、誠実な態度で丁寧に伝えることで、トラブルは防げるものです。相手の担当者とこれから先、全く縁がないとも限りませんので、極力丁寧に対応することが大切です。

面接の結果はいつわかる?

他社で採用が決まったら面接を辞退しようと考えている人にとっては、採否がいつわかるのかも重要なポイントです。

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