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パートの面接を辞退、キャンセルしたいときの断り方や連絡の仕方

パートの面接を辞退、キャンセルしたいときの断り方や連絡の仕方

パートの面接が決まっているものの、他で採用が決まってそこで働くなら、面接は辞退する必要があります。当日になってドタキャンすることがあってはいけませんが、連絡が面接日の前日だったりすることもあるかもしれませんから、どのように面接の辞退やキャンセルを伝えれば良いのかを解説します。

なるべく早く辞退の連絡をする

念願の会社から採用の連絡をいただいたときは、素直に嬉しい気持ちがある反面、他の会社の面接日程を入れていたら、複雑な心境ではないでしょうか。

面接官の立場になってみると、忙しい業務の合間に面接者一人一人の予約をとって、時間を割り振りながら新しいパートの方を探している状況です。採用担当者の貴重な時間を無駄にしないためにも、辞退するならするで、極力早めに伝えることが重要です。

採用担当者も、経験していると一定の割合で面接の辞退があることは認識しています。とはいえ、辞退のない想定でスケジュールは組んでいますので、もし、面接に行かなければそれだけの話…という気持ちがあるのなら、それは応募者の勝手な思いですし、相手に失礼にあたります。

電話で直接担当者に辞退の意思を伝える

辞退やキャンセルする類の話は言い出しにくく、尻込みする気持ちもあるでしょう。しかし、電話でかまいませんから、きちんと面接辞退の気持ちをと日程のキャンセルを伝えましょう。

メールよりは直接電話で、自分の声を通して伝えることをおすすめします。できれば担当者に直接伝えることがベターですが、不在ならば伝言をお願いすることも可能です。

メールだと相手が受信しているかどうかわかりにくく、相手のタイミングでしか辞退を知ることができないので、直接連絡することをおすすめします。

電話での断り方・連絡の仕方の例

ここでは、数日前に伝える場合、前日に伝える場合、当日に伝える場合の3つにわけて断り方の例を挙げます。

何日か前に伝える場合の例

「私、○日の○時に面接をお願いしております○○と申します。せっかく貴重なお時間を頂戴いたしましたのに、誠に申し訳ございませんが、事情により面接を辞退させていただきたいと思っております。よろしくお願いいたします。」

何日か前に断るのであれば、相手もそれほどスケジュールが狂うことなく対応してもらいやすいと言えます。

前日に伝える場合の例

「私、明日の○時に面接をお願いしております○○と申します。前日のご連絡で大変申し訳ございませんが、一身上の都合で面接を辞退させていただきたいと思っております。せっかく面接のお時間をとっていただきましたにもかかわらず、お手数おかけいたしましてお詫び申し上げます。」

前日の場合、やはり相手への影響は大きいです。急な連絡になってしまって申し訳ないという気持ちと、辞退について申し訳ないという気持ちをしっかりと伝えてください。

当日に伝える場合の例

「私、本日の○時に面接をお願いしております○○と申します。当日のご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。他社の採用が先ほど決まりまして、すみませんが、御社の面接を辞退させていただきたく、ご連絡をいたしました。本当に急なことでご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。」

当日の場合、辞退をすることそのものと、連絡が当日になってしまったということを謝罪しましょう。相手の立場を考えると、急な辞退となった理由は知らせておいたほうが良いでしょう。

「辞退」という言葉を使って意思を明確にする

他社の採用が急に決まったことによる当日の辞退でなければ、具体的な理由を言う必要はありませんので、辞退の理由がどうであれ、気持ちが固まったら一刻も早く担当者へ連絡を入れることが、社会人としてのマナーです。

その際、ただ都合が悪くて行けなくなりましたという申し出では、別の日程ではという提案をいただくことになりかねませんので、ハッキリと断りの意思を伝えるために「辞退」という言葉の使用をおすすめします。電話をする時間帯は、始業直後、昼休み中、終業時間前を避け、静かな場所からかけましょう。

伝える際には、自分の都合だけをいうのではなく、失礼にならないように誠意をもって、電話の前でお辞儀をするようにして申し訳なさを丁寧に伝えると、心から謝罪したいという気持ちが伝わるでしょう。

妊娠がわかって辞退する場合は

採用後や採用前の面接時点で妊娠が分かり辞退することもありえます。

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