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パートを休むときの悪く思われない電話のかけ方、伝え方

パートを休むときの悪く思われない電話のかけ方、伝え方

自分自身や子どもの予期しない体調不良などによって、パートを休む電話をしなければならない場合があるでしょう。「動けないほど体調が悪い」「子どもがケガをした」「子どもが熱を出した」「子どもの風邪が長引きそう」など、家庭を持っているパートであれば仕方ないでしょう。

やむを得ない正当な理由であっても、パートを休むとなれば申し訳ない気持ちになるのではないでしょうか。そこで、休むときに悪く思われない電話のかけ方や伝え方はどうすればよいのかを考えてみましょう。

まず上司に電話で連絡する

とてもいいにくい気持ちはわかります。ただ、シフトのある当日の勤務だったり、当日に社内外でのアポイントが入っていたりした場合などでは、当の本人が休むわけですから、上司の判断を仰いだり、代理の方にお願いしたりする場合もあるでしょう。

ですから、大事なことはまず「上司」に「電話」で直接伝えることです。メールやLINEでもれ連絡はできますがビジネスシーンでは不向きです。「ちょっと常識がないのかな」と思われてしまいます。

たとえ、上司が離席中や外出中で、同僚や先輩に休む理由を伝言でお願いしていたとしても、上司には必ず報告を自分の口からしておきましょう。

電話をかける時間帯は、「上司の出勤時間」や「始業10分前」

電話をかける時間は、「上司の出勤時間」や「始業10分前」までに会社へ1度はかけておき、上司が不在だった場合は、またかけ直すようにしましょう。可能な場合は、携帯電話の方へかけるとより連絡が早まるでしょう。

まず「謝罪の言葉」から始める

「突然のことで申し訳ございません。」など、申し訳ないという気持ちをまず表します。

「理由は簡潔」に伝える

どんな理由でも休むことに変わりはありませんから、時間をとらせないよう、端的に伝えます。長いアピールは無用です。

「当日の仕事の段取り」を伝える(念のため、数日分の流れも報告)

どんな仕事の段取りで、誰がスケジュールをわかっているのかなどを報告し、もしものために、あと数日分のスケジュールも報告します。

「休む理由別」に見る伝え方

自分の事や子どもの体調不良など、休む理由別の伝え方を紹介していきます。

「自分が体調不良」の場合

「皆様にご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、今朝、どうしても体調が悪くなりまして、会社をお休みさせていただきたいと思います。本日は○○会社の○○様とのアポイントが○○時にありましたが、キャンセルか代理の手配をお願いしたいと思っておりますので、よろしくお願いいたします。先様のお電話番号は○○になります。万が一、体調が戻らない場合は、明日もお休みとなるかもしれませんが、同僚の○○様にてスケジュールの確認が可能ですので、よろしくお願いいたします。」

「子どもが急に発熱した」場合

「突然のことで申し訳ございません。今朝方、子供が発熱しまい、本日はお休みさせていただきたいと思います。本日のお仕事は、○○様と○○様のシフトでしたので大変ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。明日は大丈夫だと思いますが、もしもの変更がございましたら、また早目にご連絡をいたします。」

「子どものケガで病院に行く」場合

「急なことで申し訳ございませんが、今、子どもがケガをしまして、病院に連れていかなければならなくなりましたので、本日はお休みさせていただきたいと思います。本日は○○様宛の発送業務がありまして、先輩の○○様にご相談していただければ大変助かります。不明な場合は、私の携帯○○までご連絡をお願いいたします。」

「子どもの風邪が長引きそうな」場合

「子どもの風邪でお休みをいただきましたが、回復が遅いため、様子見でさらに2~3日はお休みさせていただきたいと思っております。状況を報告させていただきますが、何かありましたら携帯の○○までご連絡をお願いいたします。」

上司や会社仲間からの連絡を対応可能にしておくことが大切です。お互い様というところもありますから、出社後の「ご心配をおかけしました。」というひと言も忘れないようにしましょう。

まとめ

パートであれば、自分の事や家族・子どもの体調不良などで休むこともあると思います。そんなときは、まず上司に電話で連絡しましょう。理由は簡潔に自分の仕事の段取りや他の方にも配慮をして休みたいものです。
出社したときには「ご心配おかけしました。」と一言を忘れないようにしましょう。

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