仕事 2024年11月14日

急なパートの休み、どう伝える？信頼を保つコツと伝え方

急な休みを伝えるときの悩み
家族や自分自身の予期せぬ体調不良によって、急遽パートを休む必要が出てくることは誰にでもあります。例えば、次のような状況が考えられます。

動けないほどの体調不良
子どものケガや発熱
長引く風邪などの家庭の事情

こうした理由が正当であることは職場も理解してくれるはずです。しかし、急に休むことで周囲に迷惑をかける可能性があるため、「申し訳ない」という気持ちや「どう伝えれば悪い印象を与えないだろうか」という不安を感じる方も多いでしょう。

では、信頼関係を損なわずに休む旨を連絡するにはどうすれば良いのか、以下で詳しく解説していきます。

この記事の目次

1 連絡は電話で直接、上司に伝える
2 連絡のタイミングを考える
3 伝え方のポイント
4 状況別の伝え方例
5 出社後のフォローも忘れずに
6 まとめ

連絡は電話で直接、上司に伝える

2024年現在、メールやLINEといったデジタルツールでの連絡が普及しています。しかし、緊急性がある場合には、電話で直接伝えることが最も適切です。

なぜ電話が良いのかというと、声で直接伝えることで、真剣さや誠意が伝わりやすいからです。特に、当日のシフトや重要な業務を任されている場合、直接の連絡を避けると「責任感がない」と見なされるリスクもあります。

ただし、職場の方針やルールとしてLINEなどのツールが正式に認められている場合もあります。その場合でも、上司への連絡は自分自身で行うのが基本です。たとえ同僚や先輩に伝言をお願いした場合でも、後から必ず自分の言葉で報告をするようにしましょう。これが、信頼を維持するための最低限のマナーです。

連絡のタイミングを考える

電話をかける際には、タイミングも重要です。適切な時間に連絡することで、職場の混乱を最小限に抑えることができます。以下のタイミングを参考にしてください。

始業の10～15分前に連絡する
勤務開始直前に連絡をもらうと、業務の調整がスムーズに行えます。この時間帯は上司も準備中で比較的対応しやすい場合が多いです。
上司の出勤予定時刻を確認して連絡する
シフト制の職場の場合、上司が出勤している時間を事前に把握しておき、そのタイミングで連絡を入れましょう。
上司が不在の場合の対応
一度目の連絡で上司に繋がらなかった場合、時間をあけて再度かけ直すよう心がけましょう。可能であれば、上司の携帯電話に連絡をするのも一つの方法です。ただし、携帯電話への連絡がルール上認められていない場合は控えましょう。

伝え方のポイント

連絡をする際は、以下の点に注意すると良いでしょう。

冒頭は必ず謝罪から始める
まずは「突然のことで申し訳ございません」などの言葉で、迷惑をかけることへの気持ちを表しましょう。この一言があるだけで、相手の印象が大きく変わります。
理由は簡潔に述べる
「どうしても休まなければならない」という事実を伝えたうえで、理由は簡潔に述べます。過剰に事情を説明しすぎると、かえって不信感を抱かれることがあります。短く要点を伝えることで、相手に余計な時間を取らせない配慮をしましょう。
当日の業務について代替案を提示
自分が担当している業務内容や引き継ぎ事項を簡潔に伝えることで、職場への影響を最小限に抑えます。また、必要に応じて「同僚や先輩に相談してほしい」と伝えることで、職場がスムーズに対応できるようにしましょう。

状況別の伝え方例

休む理由に応じて、適切な言葉を選ぶことが大切です。以下に、いくつかの具体例を挙げます。

自分の体調不良の場合
「突然のことで申し訳ございませんが、今朝から体調がすぐれず、本日はお休みをいただきたいです。当日予定している業務内容については、○○様にご確認いただけますようお願いいたします。」
子どもの急な発熱の場合
「急な連絡で申し訳ございません。今朝、子どもが発熱し、看病が必要なため本日はお休みさせていただきたいです。本日の業務については○○様に引き継ぎをお願いしております。」
子どものケガの場合
「お世話になります。今朝、子どもがケガをし、病院に連れて行く必要があるため、本日はお休みさせていただきます。不明な点がございましたら、携帯までご連絡ください。」
休みが長引く可能性がある場合
「子どもの風邪が長引いており、今後2～3日程度お休みが必要になる可能性がございます。状況が変わり次第、早めにご連絡いたします。」

出社後のフォローも忘れずに

休み明けに出社した際は、「ご心配をおかけしました」と一言添えることが大切です。この一言があるだけで、同僚や上司からの印象が大きく改善されます。また、職場でフォローしてくれた同僚や先輩には感謝の気持ちを伝えることも忘れないようにしましょう。「お互い様」という意識を持つことで、職場の信頼関係を保つことができます。