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バイトの採用辞退の仕方・断り方早わかり!電話/メール/理由の例文付

バイトの断り方・採用辞退の仕方早わかり!電話/メール/理由の例文付

理由は人それぞれですが、アルバイトの求人に応募したものの、辞退をしたくなったり、内定・採用の連絡をもらったものの断りたくなったりということ、あるのではないでしょうか。その場合、辞退する旨を企業側に伝えなければなりません。

具体的にどのような伝え方・断り方で採用辞退の意志を相手に伝えれば失礼がないかや、相手から怒られたり拒否されたりといったもしものときの対策等について解説します。実際の電話でのトーク例やメールで返信する際の例文など参考にしてください。

採用・内定辞退は『すぐに』が鉄則

アルバイトの採用・内定が決まったけども「やっぱりそこでは働きたくない」や、働けない理由ができてしまった場合はすぐに辞退の連絡を入れましょう。辞退すると決めたらすぐに伝えるのが鉄則です。

企業側はあなたを採用すると決めたことで、現在募集している求人募集をストップしたり、あなたのために契約関係の書類作成を進めたり、採用後のスケジュールの調整や、ほかのバイトスタッフのシフト調整を行ったりとすぐに色々なことが進行し始めます。

ですので、採用を辞退すると決めた場合はすぐに応募先に伝えることがマナーです。

辞退となった場合、また一から募集をかけ、新しく採用活動を行うということになるため、企業としては少しでも早く辞退の連絡は欲しいものです。そのため、連絡が遅れれば遅れるほど企業側に大きな迷惑をかけてしまうということになります。

「連絡をするのは気まずいからバックレてしまおう。」「連絡は無視して音信不通にしてしまおう。」などというのは、一般的な常識から大きく外れていて、マナー違反です。

伝えづらいからと断ることをずるずると先延ばしにしていると、さらに断りづらい状況になってしまうので、「断る時はすぐ連絡」と覚えておきましょう。

採用前でも辞退はすぐに

また、選考途中でまだ採用が決まって状態であっても、ここでは働かないと決めた場合はすぐに辞退を伝えましょう。

まだ採用前で決まってもないのに断りづらい、応募した直後にやっぱり辞めるというのは伝えづらい、などあるかもしれません。しかし、面接前、面接後であっても、採用が決まっている・いないに関わらず、断ることが決まった時点で速やかに連絡をするのが最低限のマナーです。

辞退連絡は電話がベスト

辞退連絡は電話がベスト

辞退の連絡は、状況にもよりますが、基本的には電話で行いましょう。これには、マナーの面と、時間的な面の二種類の理由があります。

応募したり、面接したりして、相手に時間をとってもらったのに断るというのは心苦しく、直接話しづらいかもしれません。しかし、だからこそ誠意をもって自分の言葉でお詫びの連絡をいれるということが、一般的に最低限のマナーとされます。

また、電話でなくメールやLINEなどでの連絡は、仕事によっては相手が確認しづらい環境にある可能性があります。その場合、メールに気づかず確認が遅れ、辞退したいことがすぐに伝わらず採用の準備が進んだままの状態になり、相手に迷惑をかけてしまうということになります。

ですので、辞退連絡は早く伝えるという点でも電話で行うことが相手にとってもベストです。ただ採用、内定にあたり、面接もなく書類選考等で決まった場合で、メールでのやりとりだけだったときはメールで辞退を伝えてもいいいでしょう。ですがその場合も電話で伝える方が丁寧です。

できるかぎり誠意を伝えることが大切です。

採用した側の心理(気持ち)

採用した側の心理として辞退の連絡をもらうということは、複雑な心境もありつつ、「致し方ない」と割り切って、別の人の採用へと気持ちを切り替えるものです。

時間をかけてせっかく採用をしたにも関わらず断られるというのは、残念だと感じることも確かですが、相手が決意して辞退を申し入れているのに理由を聞き出し、説得し…というのは企業側も時間のロスだということは理解しているからです。

またアルバイトに複数応募している人もいますので、採用する側もある程度は断られる可能性もあることを考慮して採用活動をしているため、必要以上に辞退を躊躇する必要はありません。むしろ躊躇して辞退の連絡を先延ばしにされるほど、採用担当者にとっては「早く言ってほしかった」となり、より迷惑をかけてしまう結果となります。

誠意を持って丁寧に断りの連絡を入れることは大切ですが、必要以上に思い悩む必要はありません。

断る理由・辞退理由

断る理由・辞退理由

採用を断わる連絡をする時は、特に辞退理由について答えないといけないという決まりはありません。ただ一度決まった採用・内定を辞退するわけですから、相手に誠意を伝える必要はあります。

もし相手から理由を聞かれた場合や、伝えた方がいいような雰囲気を感じた場合はなるべく答えましょう。その場合、詳細までは伝えなくてもいいですが正直に答えましょう。

辞退理由の例としては、次のような例が一般的です。

  • 他社の採用が決まったため
  • 面接時(以前)と自分の状況が変わってしまったため(家庭の事情など)
  • 条件が合わないため

ただあまり細かく理由を伝えたくないときや、本当に言い出しにくい事情の場合は「一身上の理由により」や、「諸事情により」という言い方をしても問題ありません。それでも相手がしつこく理由を聞いてくる場合は、「個人的な事情なのでお答えできない」という旨を伝えましょう。

電話での断り方・トーク例

まずは、電話をかける注意点は以下になります。チェックしておきましょう。

  • 相手の忙しい時間帯は避ける
  • 電話を掛けるときは周囲が静かで、電波の安定したところからかける
  • 伝える内容は事前にまとめておき、できれば書いて準備しておく
  • 相手が電話に出たら、自分の名前を必ず伝える

かけるときの最初のトーク例

かけるときの最初のトーク例としては、次のような内容になります。

最初のトーク例

「お忙しいところ失礼いたします。先日アルバイトの応募をしました〇〇(自分の名前)と申します。採用担当の□□様(もし不明であれば「採用のご担当者様」で大丈夫です)いらっしゃいますでしょうか。」

電話に出た相手に、「アルバイトに応募した誰」なのか、「誰と話をしたいのか」を明確に伝えましょう。最初に一言「お忙しいところ失礼いたします」と加えると、相手への印象が上がります。

担当者が出てからのトーク例

担当者が電話に出てからは辞退する意思を伝えましょう。トーク例をいくつか紹介しますので、内容を組み替えたり、言い換えたりして参考にしてください。

基本の伝え方

「先日アルバイト面接をさせていただきました〇〇と申します。お世話になります。」
「大変申し訳ないのですが、今回の採用を辞退させていただきたいと思いご連絡いたしました。」
(一呼吸おく)
「色々とお時間を割いていただいたのに、申し訳ありません。」
(相手の返答を待つ)

「先日アルバイト応募をさせていただきました〇〇と申します。お世話になります。」
「せっかく採用いただいて大変申し訳ないのですが、今回の採用を辞退させていただきたいと思いご連絡いたしました。」
(一呼吸おく)
「面接や選考にお時間をかけていただきながら、申し訳ありません。」
(相手の返答を待つ)

※面接をしていない場合は「アルバイト応募をさせていただきました」としてもOKです。

一呼吸置いたタイミングで相手が話出したら、自分が話すのはやめ、相手の話を聞き、会話しましょう。

理由を伝える場合

「先日アルバイト面接をさせていただきました〇〇と申します。お世話になります。」
「せっかく採用いただいて大変申し訳ないのですが、面接時の状況と異なり家庭の事情によりアルバイトすることが困難になってしまったため、今回の採用を辞退させていただきたいと思いご連絡いたしました。」
(一呼吸おく)
「面接や選考にお時間をかけていただきながら、申し訳ありません。」
(相手の返答を待つ)

理由を少しでも伝えてしまうと、相手は理由を聞いた方が良いのかなという会話の流れになってしまうこともありますので、自分からは理由を伝えない言い方の方がおすすめです。

メールや留守電で採用連絡をもらった場合

電話ではなく、メールや留守電で採用連絡をもらった場合は「採用のご連絡をいただきましてありがとうございました」としてもOKです。

「先日アルバイト面接をさせていただきました〇〇と申します。お世話になります。」
「採用のご連絡をいただきましてありがとうございました。採用後のご連絡で大変申し訳ないのですが、他のアルバイト先からも採用のご連絡をいただき、考慮した結果そちらに行くことに決めましたので、今回の採用は辞退させていただきたいと思います。」
(一呼吸おく)
「面接や選考にお時間をかけていただきながら、申し訳ございません。」
(相手の返答を待つ)

理由を聞かれた場合のトーク例

上記のトーク例で伝えれば理由を聞かれることは少ないですが、もし聞かれた場合のトーク例を紹介します。

「他のアルバイト先からも採用のご連絡をいただき、考慮した結果そちらに行くことに決めました。ご連絡が遅くなってしまい大変申し訳ありません。」

「面接時の状況と異なり家庭の事情によりアルバイトすることが困難になってしまったためです。大変申し訳ありません。」

聞かれたけど理由を言いたくない場合は

「諸事情によりアルバイトすることが困難になってしまったためです。大変申し訳ありません。」

「家庭の事情です。大変申し訳ありません。」

それでもしつこく聞かれる場合は「申し訳ありませんが、個人的な事情なのでお答えできないです。すみません。」と伝え話を切り上げましょう。それ以上は伝える必要はありません。

電話を切る前は

辞退する意思を伝えた後は、電話を切る前に再度謝意を伝え切りましょう。

「今回は大変申し訳ありませんでした。それでは失礼いたします。」

辞退を伝えることで相手によっては怒ってしまう人もいるかもしれませんが、誠意を持って伝えましょう。

担当者不在の場合は

電話して担当者不在の場合は、改めて再度かけなおしましょう。その際に電話口に出られた方に「〇〇様は何時頃戻られるでしょうか」と確認しておきましょう。

その時間に改めてかけなおしたときにも不在の場合は、電話口に出られた方にに伝言をお願いし採用辞退を伝えましょう。その場合は、メールでも採用辞退の旨を送信しておきましょう。

メールでも良い場合

メールでも良い場合
辞退の連絡は、基本的には電話で行うのがベストですが、状況によってはメールでもいい場合もあります。具体的には次のような場合です。

  • 採用担当者とのやり取りがメール中心の場合
  • 数回電話をかけたが採用担当者が不在で、別の人に辞退の旨の伝達を依頼した場合
  • 企業の営業時間内に電話をかけるのが難しい場合

また、どうしても電話が苦手でかけられない、すごく苦手でうまく伝えられないからといって音信不通にしてバックレるのはマナーとして最悪です。その場合、やむを得ずですがメールで辞退の連絡をするほうがまだいいでしょう。

メールでの断り方・例文

メールで辞退の連絡を入れる基本的なポイントは以下になります。

  • 必ず件名に「採用辞退のご連絡/(あなたの名前)」と書き、相手に何のことについて送られてきたメールなのか一目でわかるようにする。
  • 受け取り手の会社名、部署名などは省略せずに記入する。不明な場合は「採用ご担当者様」と記入する。
  • いきなりメール本文に入るのではなく冒頭には、自分の名前と、状況に応じて面接調整のお礼や採用連絡のお礼などを添える
  • メールで連絡を入れたことに一言詫びをいれる

辞退の意志を伝えることも重要ですが、相手に対して失礼がないように、お礼とお詫びの言葉を添えることを忘れないようにしましょう。辞退理由については書いても書かなくても問題ないですが、電話の時と同様に「一身上の都合」「諸般の事情」という形で記載しておけば大丈夫です。

面接ありで辞退の場合

メール例文

株式会社〇〇
人事部 ×× 様
 
お世話になります。(自分の名前フルネーム)です。
 
先日はお忙しい中面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
この度、一身上の都合により今回の採用を辞退させていただきたくご連絡さしあげました。
 
お忙しい中選考のお時間を割いていただいたにも関わらず、
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
また、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
 
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
 
(自分の名前フルネーム)
〒000-0000
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)

※採用担当者名が分からない場合は「採用担当者様」でOKです。
面接後の連絡の場合は、そのお礼を一言冒頭に添え、メールでの連絡になったことの謝意を伝えましょう。

面接なしで辞退の場合

メール例文

株式会社〇〇
採用担当 ×× 様
 
お世話になります。(自分の名前フルネーム)です。
 
採用とのご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。
今回は採用をいただいたにも関わらず誠に恐縮ですが、
一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
 
貴重なお時間を取っていただいたにも関わらず、
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
また、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
 
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
 
(自分の名前フルネーム)
〒000-0000
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)

いずれの場合も、選考について相手にとても時間をかけてもらったということを念頭に入れ、感謝とお詫びの言葉を添えて丁寧な文章で伝えるように心がけることがポイントです。

怒られた場合、辞退を拒否された場合は?

怒られた場合、辞退を拒否された場合は?

もし誠意を込めて採用を辞退したにも関わらず相手から怒られたり、辞退を拒否されたりしても、その勢いに押されて承諾したり、こちらも感情的になって強い口調で反論しないようにしましょう。

基本的に、企業側は辞退の拒否ということはできないので、どんなに相手から強く辞退の拒否をされたとしても、あなたの意思を伝えたことで辞退は受け入れられます。

ただ相手が怒ることは可能性としてありますので、その場合は丁寧に、辞退に対してのお詫びと、採用は受けられない旨を丁寧に伝えることが重要です。

もし万が一採用のためにお金がかかったなど損害賠償などを理由に脅されるようなことがあっても、採用辞退をすることは法律的に問題ないため、支払う必要はありません。強い叱責にあっても、冷静に対処することがポイントです。

電話で伝えて、相手が一方的に怒っていて受け入れられないと言っていたとしても、就業に行く必要はありません。

面接時にもらった書類や制服は?

面接時に採用を前提として渡された書類(採用通知、雇用に関する契約書、社内のマニュアルなど)については基本的に破棄して問題ありません。ただマニュアルなど社外秘となっているケースもありますので、シュレッダーにかけるなどして情報漏洩しないように破棄するのが望ましいです。企業によっては返却してくださいとしていることもありますので、指示があった場合は従いましょう。

制服は制服をすでに渡されている場合は、返却しましょう。「貸与品」か「支給品」かで、対応が変わる可能性があります。基本的には貸与品ですので返却する必要があります。

支給品の場合は破棄して問題ありませんが、まれに雇用契約を結んだ後となると、費用を請求してくるケースもあります。雇用契約を結んでしまっている場合は、制服についてなにか記載されていないかを注意しておきましょう。

返却方法は郵送や宅配便で問題ないですが、一言書類や制服の返却の旨と、辞退のお詫びを添えておくと、相手にとって失礼がありません。

履歴書はどうなる?返却してもらいたい場合は?

一般的には提出した履歴書は返却されないことがほとんどです。履歴書は、企業にとってどのような人が応募してきたかというデータにもなりますし、第一候補に辞退をされたときに、次に候補となる人の検討を付けるために使用する場合もあります。

さらに、企業によっては応募の段階で相当な数の履歴書が送られてくるため、一人一人返却をしていたらコストがかかります。以上のような理由から、履歴書を返却しないところが多いのです。

個人情報の取り扱いもかなり厳しくなってきているため、企業ではそういった重要書類は、何年間か書類の保存期間を決めて、保存期間が過ぎたらシュレッダーで破棄をするというように、取り扱いのルールを決めているところも多いです。

どうしても返却してほしいという場合は、面接の時に履歴書の取り扱いを確認する、返信用封筒を送るなどで相談をしてみてもいいかもしれませんが、企業側からすると採用辞退されたのに手間になる履歴書返却を依頼されることに良い気はしませんので、マナー上おすすめはしません。

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