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バイトの面接をスムーズに断るテクニック!辞退・断り方

バイトの面接をスムーズに断るテクニック

バイトの面接を辞退したい、断りたい。理由はさまざまですが、採用前・面接前に辞退する必要が出来た場合の断り方を解説します。実際の電話トーク例やメールで辞退する場合の例文などの連絡方法、面接前、面接後などシーンごとに紹介しています。

黙ってばっくれるのはNG

応募先の担当者も書類選考や連絡等、応募者のために時間を割いています。面接当日に無断でキャンセル、ばっくれてしまうのはマナーとして大変失礼です。

どうせこの先もう会わないし…などと思っても、将来どういう接点が出てくるかもわかりませんから、最低限、何らかの手段で辞退の連絡をすることが必要です。

言いにくいですが最悪、前日でも当日でもかまいませんので連絡を必ず一報いれましょう。

面接辞退はできるだけ早めに連絡を

色々な事情、例えば、複数のバイト先に応募していて、他に条件に合うバイト先が見つかった、などという理由でまだ採用前だけどバイトの面接を断りたいときもあるでしょう。

そのとき、応募先の対応がとても親切だったりした場合は、断りにくい場合もあります。

応募先も仕事として採用活動を行っているので、せっかく快く対応してくれたのに申し訳ないからといって、断るのを延ばすのは良いことではありません。

面接を断る場合は、どんなに言いづらくても、すぐに辞退の連絡をするように心がけましょう。

どうしても直前で断りたくなってしまった場合、せめて前日には、きちんと断りの連絡を入れておくようにしましょう。

当日に断る場合は、体調不良や急用などの理由がほとんどですが、その際も、せめて面接の予定時間1時間前までに、連絡を入れましょう。

断り方の基本は直接電話で連絡、場合によってはメール

断り方の基本は直接電話で連絡、必要であれば会って伝えることも

バイトの面接を辞退する際に、話しづらいのでできればメールで断りたい、ということもあるでしょう。

相手のメールアドレスがわかっていればメールを送ることは可能ですが、可能であれば直接電話が良いでしょう。一般的にアルバイトの面接辞退では、直接会って伝える必要はありませんが、もし何らかのトラブルや自分自身で大きな不義理をしたと感じた場合は応募先に出向くことも必要です。

とはいえ、相手が忙しくて対応できない状況だったり、夜遅くかけるのは失礼なので、電話かメールかについては、状況に応じて使い分けましょう。

電話をかけたが不在の場合などでやむを得ずメールで連絡する場合でも、自分の名前、連絡先を忘れずにきちんと記載して、相手からのリアクションがとれる状態にもしておきましょう。どんな理由でも、できるかぎり誠意を伝えることが大切です。

電話しても担当者が不在などでなかなか出来ない場合、メールを先に送っておき、後であらためて電話をかけるようにすれば気持ちが伝わりやすくなります。

どのような方法であれ、バイトの面接を断りたいと思ったら、できるかぎり早めに連絡して、辞退したいことと、手間を取らせたお詫びを伝えることが大切です。

面接辞退するときの理由

辞退の連絡をするときに、理由を言わなければならないという決まりはありません。ただ、相手にとってはなぜ辞退するのかがわかれば、対応策を考えることもできるので、なるべく伝えるほうが良いでしょう。

「考えたけど自信がないから辞退したい」というような理由で辞退する人がいるようですが、そんな場合には、職場見学を勧める企業もあるようですので、言いにくい理由でなければ伝えてみるのもおすすめです。

逆に、本当に言い出しにくい事情の場合は「諸事情により」という言い方でも問題ありません。

理由は人それぞれ色々なものがありますが、複数応募している場合や、家の事情、学校の事情などがよくある理由です。

複数応募している場合
「他社で先に採用が決まり、よく考えましたが面接を辞退させていただきたいと思います。急な事情で誠に申し訳ございません。」
家庭の事情
「家庭の事情で、バイトをすることができなくなりました。応募しておきながら誠に申し訳ありませんが、今回の面接は辞退させていただきたいと思います。」
学校の事情
「大学の授業が増えて、勤務できる日数、時間が予定よりかなり少なくなってしまうことがわかったので、申し訳ありませんが辞退させていただければと思います。」

いずれの場合でも、連絡する時には「こちらから応募しているのに大変申し訳ございません」などと、お詫びも忘れずに伝えるようにすると良いでしょう。

電話トーク例

実際にシーン別の電話のかけ方、トーク例を紹介します。参考にしてください。

かけるときの最初のトーク例

かけるときの最初のトーク例としては、次のような内容になります。

最初のトーク例

「お忙しいところ失礼いたします。先日アルバイトの応募をしました〇〇(自分の名前)と申します。採用担当の□□様(もし不明であれば「採用のご担当者様」で大丈夫です)いらっしゃいますでしょうか。」

電話に出た相手に、「アルバイトに応募した誰」なのか、「誰と話をしたいのか」を明確に伝えましょう。最初に一言「お忙しいところ失礼いたします」と加えると、相手への印象が上がります。

面接前-日程調整前の辞退トーク例

応募をした直後に企業から面接日程の調整がある前に辞退をしたくなった場合は以下のような内容になります。担当者が電話口に出てからの内容です。

「〇月×日にウェブ経由でアルバイトの応募をさせていただいたのですが、都合により辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。申し訳ございません。」

この場合、率直に「辞退する」旨と、一言お詫びをお伝えすれば基本的には問題ありません。理由を深く追求されることもほとんどないと考えてよいでしょう。

面接前-日程調整後の辞退トーク例

企業から面接日程の調整連絡がきた場合や、面接の日程を決めた後は少々伝え方が変わってきます。

「〇月×日に面接のご連絡をいただいておりましたが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。日程調整にお手数をおかけして、申し訳ありません。」

具体的な辞退理由を伝える場合

「〇月×日に面接の予定でしたが、他社にて先に採用が決まったため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。日程調整にお手数をおかけして、申し訳ありません。」

面接日程を決めた後の場合、採用担当者は忙しい自分の予定や、他に関係する面接担当者の予定を調整して面接の日程を決めているため、その点についても丁重にお詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。

電話して担当者が不在の場合

電話をかけて担当者がいない場合は、何時頃戻られるかを確認しておきましょう。「〇〇様は何時頃お戻りでしょうか」戻る時間が分かる場合はその時間に改めてかけましょう。

その後、電話して担当者が不在の場合は、電話口に出られた方に面接辞退の旨を伝言してもらうようお願いしましょう。

「〇〇様に伝言をおねがいできますでしょうか。」
(相手の返答を待つ)
「〇月×日にウェブ経由でアルバイトの応募をさせていただいたのですが、都合により辞退させていただいと思います。申し訳ございませんがよろしくお願いいたします。」

メール例文

基本的には電話で伝えることがベターですが、メールでのみやり取りをしていた場合や、数回電話しても担当者が不在の場合はメールで面接辞退したい旨を伝えましょう。電話でしかやり取りしていない場合は、電話での連絡にしましょう。相手がメールに気づかない可能性が高くなります。

面接前-日程調整前のメール例文

面接を受ける前の辞退の例文としては、次のようになります。

【件名】アルバイト応募辞退のご連絡/(自分の名前)
 
株式会社××
人事部 ×× 様
 
お世話になります。
〇月〇日にウェブにてアルバイトの応募をさせていただきました
(あなたの名前)と申します。
 
誠に勝手ながら、この度一身上の都合により、
応募を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。
こちらから応募しておきながら、申し訳ございません。
 
また、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
 
(自分の名前フルネーム)
〒000-0000
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)

※採用担当者名が分からない場合は「採用担当者様」でOKです。

電話のときと同様、シンプルに「辞退」する旨を連絡しましょう。最後に、「貴社の発展を~」と入れることで、相手を思いやっているということが伝わります。

面接前-日程調整後のメール例文

面接の調整連絡をもらった後は、一部内容が変わります。

【件名】アルバイト応募辞退のご連絡/(自分の名前)
 
株式会社××
人事部 ×× 様
 
お世話になります。(自分の名前フルネーム)です。
 
面接のご連絡をいただき、ありがとうございました。
〇月〇日に面接でお伺いする予定でしたが、この度諸般の事情により、
今回の面接を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。
 
お忙しい中、面接の調整をしていただいたにも関わらず、
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
 
また、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
 
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
 
(自分の名前フルネーム)
〒000-0000
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)

面接の日程調整後の場合は、電話の時と同様、相手に時間を割いてもらったことへのお礼とお詫びを伝えるようにしましょう。そういった言葉を添えることで、相手の状況を思いやっているということが伝わります。

面接の前日や当日でも必ず連絡しましょう

辞退したいと思ったのが例え面接の前日や当日であっても、面接日程がすでに調整済みの場合は先方に必ず連絡するようにしましょう。相手はあなたのためにその時間をとっています。来るか来ないか分からない人を待たないといけない時間も発生してしまいます。

ドタキャンすることは相手にとってかなり迷惑な行為ですので、面接に行かない場合は電話が無理ならメールでもいいので連絡しましょう。最低限のビジネスマナーです。

どの段階で辞退をしたくなったとしても、一度は応募した求人です。

相手の貴重な時間を使ってもらって面接を受けたということは忘れずに。時間をとって選考してもらったという感謝の気持ちと、自分の都合で断ることになって申し訳ないという気持ちは伝えましょう。

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