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バイト応募後、面接の連絡メールがあった場合の返信マナー《例文付》

バイト応募後、面接の連絡メールがあった場合の返信マナー《例文付》

インターネットでアルバイト応募すると、最近では一般的に応募先の企業やお店からメールで返信連絡がきます。送られてくるメールの内容はいくつかのパターンが想定されますので、それに応じた返信が必要です。

今回は実際に送られてくるメールに対しての返信方法や、返信する際の注意点などを解説していきます。具体的なメール例文や参考事例を交えて分かりやすく紹介していますので参考にしてください。

応募後企業から送られてくるメールのパターン・基本の書き方

応募後、企業から送られてくるメールは大きく分けて2パターンあります。一つは面接日程の調整についてのメール、もう一つは書類選考のための必要書類の提出についてのメールです。

どちらもビジネスメールの基本の型は同じですので、一般的な失礼のない返信を行いスムーズに対応しましょう。

まずは基本的な書き方を紹介します。

返信する件名の書き方

件名例

Re:面接日程の件

返信メールの件名は基本的に変えずに返信します。「Re:〇〇」として返信しましょう。一見すると雑に思えますが、担当者が該当メールだと判断しやすくなります。

もし、件名をつけるときにはメールの内容がわかるように「面接日程について(自分の名前)」や「履歴書送付の件(自分の名前)」などにしましょう。

返信する本文例(基本の型)

返信例

株式会社マイベストジョブ
人事部 採用担当 佐藤様
 
(ここに本文が入ります)
 
*******************************
鈴木 一郎
〒000-0000
〇〇県〇〇市●●■–■–■
電話 080-0000-0000
メールアドレス ●●@xxxx.xx
*******************************

本文の冒頭は相手の会社名と部署、氏名を記載します。間違いのないようにしましょう。その下に本文が入り、本文の下に送信者(自分)の氏名、住所、電話番号を記載します。

Check!

返信する際は引用付返信で返信(相手が送ってきた内容を引用する返信)するようにしましょう。採用担当者は複数の応募者とメールのやりとりしていることが多いですので、引用付で返信することで、相手もどんな内容だったかが分かりやすくなり親切です。

それでは次は実際に送られてくる返信メールをパターン別に紹介します。内容は面接日程についてがほとんどです。それぞれの内容に対して返信の書き方・例文を紹介していきます。

面接調整メール:面接日程が送られてきた場合

応募先企業から面接日程が送られてきた場合、自分が希望する日時を返信しましょう。複数に指定日は送られてくることが一般的ですが、中には”この日”として指定日が1つだけの場合もあります。

送られてくるメール例

鈴木 一郎様
 
大変お世話になっております。
株式会社マイベストジョブ 人事部 採用担当 佐藤です。
 
ご応募いただきありがとうございます。
面接の希望日時を記載いたします。
ご都合いかがでしょうか。
ご検討いただきご希望の日時をお知らせください。
 
============================
●月●日(月) 13:00~16:00
●月●日(火) 13:00~16:00
●月●日(水) 10:00~17:00
●月●日(木) 10:00~17:00
============================
面接場所は、
〇〇県〇〇市●●■–■–■
株式会社マイベストジョブ本社
です。
 
よろしくお願い致します。
 
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社マイベストジョブ
人事部 採用担当 佐藤 浩二
〒000-0000
〇〇県〇〇市●●■–■–■
TEL:00-0000-0000
MAIL:●●@xxxx.xx
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

この場合は候補日の中から面接可能な日程を選び返信しましょう。そのほか日程以外の連絡事項がないかも確認し、メール本文は読み落としがないよう隅々まで見るようにしましょう。

返信する本文例(候補日から返信)

指定された日程で希望する日程を記載して返信しましょう。改めて日時場所を記載することで双方の再確認になります。

返信例1

株式会社マイベストジョブ
人事部 採用担当 佐藤様
 
お世話になっております。鈴木 一郎と申します。
この度はお忙しい中、面接の日程を調整いただきありがとうございます。
ご提示いただいた日時のうちで、下記の通りお伺い致します。
 
============================
日時:●月●日(月) 13:00~
場所:株式会社マイベストジョブ本社
   〇〇県〇〇市●●■–■–■
============================
 
当日はどうぞよろしくお願い致します。
 
*******************************
鈴木 一郎
〒000-0000
〇〇県〇〇市●●■–■–■
電話 080-0000-0000
メールアドレス ●●@xxxx.xx
*******************************

返信する本文例(候補日がNGの返信)

指定された日程で調整するのがベストですが、どうしても都合がつかない場合は、面接可能な日時をいくつか指定して返信しましょう。この場合、自分の都合だけを優先せずに具体的な日程を多く返信し、相手が調整しやすいようにしましょう。

返信例2

株式会社マイベストジョブ
人事部 採用担当 佐藤様
 
お世話になっております。鈴木 一郎です。
この度はお忙しい中、面接の日程を調整いただきありがとうございます。
 
あいにく、ご提示いただいた日程は予定が入っており、
お伺いすることができません。
こちらの都合で申し訳ありませんが、下記日時であれば伺えます。
ご都合はいかがでしょうか。
 
============================
●月●日(火) 13:00~16:00
●月●日(水) 13:00~17:00
●月●日(木) 終日
============================
 
ご迷惑おかけしますがご検討頂ければ幸いです。
よろしくお願い致します。
 
*******************************
鈴木 一郎
〒000-0000
〇〇県〇〇市●●■–■–■
電話 080-0000-0000
メールアドレス ●●@xxxx.xx
*******************************

相手からの返信に対する最後の返信例です。改めて日時場所を記載することで双方の再確認になります。

返信例3

株式会社マイベストジョブ
人事部 採用担当 佐藤様
 
お世話になっております。鈴木 一郎です。
この度はお忙しい中、面接の日程を調整いただきありがとうございます。
それではご提示いただいた日時の通りお伺い致します。
 
============================
日時:●月●日(月) 13:00~
場所:株式会社マイベストジョブ本社
   〇〇県〇〇市●●■–■–■
============================
 
当日はどうぞよろしくお願い致します。
 
*******************************
鈴木 一郎
〒000-0000
〇〇県〇〇市●●■–■–■
電話 080-0000-0000
メールアドレス ●●@xxxx.xx
*******************************

※合同面接の場合は日程を変更することはできない場合が殆どですので、その場合はその日以外の面接日はないのかの確認をしましょう。

面接調整メール:面接日が指定されていない場合

ごくまれに面接日はいつが良いですか?と逆に質問される場合もあります。この場合、相手は比較的融通が利き、こちらの予定も考慮して調整してくれようとしています。自分の面接可能な日時をいくつか指定して返信しましょう。上記同様に相手が調整しやすいように時間は広めに指定しましょう。

返信する本文例

返信例4

株式会社マイベストジョブ
人事部 採用担当 佐藤様
 
お世話になっております。鈴木 一郎と申します。
この度は、ご連絡頂きありがとうございます。
 
面接希望日時を下記に記載いたします。
 
============================
●月●日(月) 終日
●月●日(火) 13:00~16:00
●月●日(水) 13:00~17:00
●月●日(木) 終日
============================
 
こちらの希望を先に申し上げる形になり
誠に恐縮ですが、ご検討いただければ幸いです。
 
どうずよろしくお願いいたします。
 
*******************************
鈴木 一郎
〒000-0000
〇〇県〇〇市●●■–■–■
電話 080-0000-0000
メールアドレス ●●@xxxx.xx
*******************************

この場合の相手からの返信に対する最後の返信例は、上記返信例3と同じです。

必要書類の提出についてのメール例

履歴書など応募に必要な書類の提出を求められた場合は、メールにファイルを添付して送信しましょう。ファイルの添付漏れはよくあるので必ず確認しましょう。

返信例5

株式会社マイベストジョブ
人事部 採用担当 佐藤様
 
お世話になっております。鈴木 一郎と申します。
この度は、ご連絡頂きありがとうございます。
 
ご指示いただきました「履歴書」を添付いたします。
恐れ入りますが、ご確認くださいますようよろしくお願いいたします。
 
*******************************
鈴木 一郎
〒000-0000
〇〇県〇〇市●●■–■–■
電話 080-0000-0000
メールアドレス ●●@xxxx.xx
*******************************

履歴書のファイル形式は一般的にPDFが望ましいです。ワードやエクセルファイルだとソフトが入っていないと開けないので、多くの環境でファイルを開くことができる形式にしましょう。

メールを返信する際の重要ポイント

メールを返信する際の重要ポイント

返信スピードについて

応募先からもらったメールに返信するスピードも考慮しなければいけません。基本的に返信は早い方が印象は良いです。目安としては応募先のメール受信から半日以内です。半日以上過ぎた場合はメールの冒頭に「お返事が遅くなり大変申し訳ございません。」と一言加えるのもマナーです。

応募後は定期的にメールをチェックするようにしましょう。

返信する時間帯について

目安は半日ですが、先方からの返信が夜遅い時間や深夜帯にあった場合は、翌日の午前中の早い時間に返信すれば問題ありません。

メールでの返信ですので基本的に送る時間帯はいつであっても問題ないですが、一般的にメール返信対応できない(しない)時間帯(0時から6時など)は避けた方が無難です。

返信メールが届いていたのを気づいていないかった、気づくのが遅かった場合は、気づいた時点ですぐに返信しましょう。

メールの送信先間違い

メールアドレスは受け取ったメールに返信をすれば間違いはないと考えられますが、違う相手に送らないように必ず確認しましょう

仮に担当者の情報が残った状態で誤送信すれば情報漏洩にあたりますので注意しましょう

面接日程の間違い

面接日時の返信間違いはよくある間違いです。送信先アドレスや文章に間違いはないかと色々確認していると一番重要な日程を間違えてしまうということはよくあることです。必ず記載した日程を見直しましょう。

日にちと曜日のズレは考えられるミスですので指定された日時、候補日にあげられた日時は何度か見返して確認しましょう。ズレが生じると担当者もあなたも再度やり取りをしなければならなくなります。

文章の誤字脱字について

応募返信メールは採用担当者との数少ない接点の一つですから、誤字脱字には注意しましょう。メールの文面ややりとりで色々なところを判断されている可能性もあります。

相手方に送る内容に誤字脱字が目立てば読み手(担当者)は理解しにくく、応募者の注意力を疑うことでしょう。仕上がった文面は送信前に2、3度読み直して誤字脱字がないかチェックしましょう

特に、担当者の氏名や役職、担当部署名の間違いは失礼にあたりますので細心の注意が必要です。

重要送信チェック項目

  • 送信先メールアドレス
  • 会社名、担当者の氏名、役職、担当部署名
  • 面接日程
  • 添付ファイル
  • 自分の氏名

質問したいことがある場合

面接までに事前に確認・質問したいことがある場合は、返信メールに補足して担当者に確認しましょう。

尚、質問は調べればわかることや、一般常識的なことは質問しないようにしましょう。面接前にあまり良い印象にはなりません。質問事項は面接にあたり必要最低限にとどめましょう。

質問した方が良い内容

  • 伺う場所が求人票やメールに明記されていない
  • 誰宛てに伺えばいいのか求人票やメールに明記されていない

返信例

株式会社マイベストジョブ
人事部 採用担当 佐藤様
 
お世話になっております。鈴木 一郎です。
この度はお忙しい中、面接の日程を調整いただきありがとうございます。
それではご提示いただいた日時の通りお伺い致します。
 
============================
日時:●月●日(月) 13:00~
============================
 
また面接場所は
株式会社マイベストジョブ本社
〇〇県〇〇市●●■–■–■
でよろしかったでしょうか。
お忙しい中とは存じますが、ご教示いただければ幸いです。
 
お手数お掛けしますが、よろしくお願いいたします。
 
*******************************
鈴木 一郎
〒000-0000
〇〇県〇〇市●●■–■–■
電話 080-0000-0000
メールアドレス ●●@xxxx.xx
*******************************

メールの返信がこない場合の対処法

メールの返信がこない場合の対処法
時としてアルバイトの応募をしても担当者などからメールがこない場合もあります。担当者が多忙で対応しきれていない、応募者のメールや通知を見落としているなどの理由が考えられます。

また、自分のメールアドレスを間違って送信していたり、電話番号に間違いがあり連絡がつかないこともあります。

返信がこない理由は色々と考えられますが、まずは自分が送信したメールを見直して送信した内容に間違いがないか確認しましょう

送信した内容に間違いがない場合で、応募後3日程度経過してもメールがこない場合は応募先に問い合わせてみましょう。(土日祝日が休みならそれを除いて3日以上)

問い合わせは電話での問い合わせが速いですので「●日前にアルバイトの応募をしたのですが、選考の状況はどのようになっておりますか?」と担当者に確認しましょう。

自動返信に対しての対処

アルバイトにインターネットで応募すると数分後に自動返信メールが送られてくる場合があります。応募を受け付けた内容のメールですので、こちらのメールに対しては返信する必要はありません

自動返信かどうかの見極めは、応募後すぐもしくは数分以内にメールが届く場合や、メール本文に「自動返信メール」という記載があるなどで判断しましょう。

求人サイトからの自動返信

アルバイトの求人を掲載しているサイトから応募した場合は必ず自動返信メールは配信されます。宛先は求人サイトの名称で送られてきます。この場合、メール返信は必要ありません。応募した情報が記載されていますので間違いがないかの確認をしましょう。

企業側からの自動返信

応募先企業の採用ページから応募した場合も同様に、自動返信メールが送られてくる場合があります。こちらも返信は必要ありません。

面接に向けた準備

面接日程の確認や返信が滞りなく進めば面接に向けた準備をする段階です。当然、履歴書は必須の持ち物ですのでポイントをチェックして履歴書を作成しましょう。

服装については、アルバイトの面接でしっかりとスーツを着用する必要はないでしょう。しかし、ジーンズやミニスカート、タンクトップ、キャミソール、サンダル、派手なアクセサリーはNGです。紺やグレー、ブラウンなどのチノパン、ジャケットなど応募先の業種に応じた服を準備しましょう。

面接で聞かれそうな質問もありますので事前に用意しておくべきです。「当社を志望した動機は何ですか?」、「長所と短所を教えてください」、「いつから勤務ができますか?」、「勤務時間の希望はありますか?」などは定番の質問です。

抑えるポイントはおさえて、しっかり面接対策をして面接に臨みましょう。

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