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パート採用合否の電話にでられなかったときの折り返しのかけ方

パート採用合否の電話にでられなかったときの折り返しのかけ方

パートの面接を受けたら、最後に合否の結果報告の件で「〇〇日までに電話で採用、不採用の結果をご連絡をします」言われることが多いでしょう。

ただ、必ず指定日までにかかってくるとも限らないですから、連絡が入りそうな日にちの前後は、注意をしながら連絡を待つことが大切です。その場合、どうしても電話にでられないことがあるかもしれませんから、そのときのことを考えて、折り返す際の電話のかけ方を解説します。

折り返すときに気を付ける3つのポイント

まずは採否の電話に対して折り返すときに気を付ける3つのポイントを簡単に解説します。

担当者の部署や名前を確認する

連絡をいただいた採用担当者に電話を折り返すわけですが、部署や名前を間違えないようにしなければなりません。しかし、留守番電話に伝言が残されていても、肝心の担当者名が聞き取れない場合もあります。

基本的には面接をした相手の方が採用担当者である場合が多いので、これまでにメールなどでやりとりをしていれば名前の記録も残っているので、確認してみましょう。なお、担当者名がわからないからといって、再度かかってくるまで待つことはマナー上良くありませんので、こちらからかけ直しましょう。

相手が忙しそうな時間帯は避ける

会社の営業時間なら、いつでも電話をしても良いわけではありません。会社にも忙しい時間や休み時間などがありますから、ベストな時間に折り返したいもの。常識的に避けた方がよい時間帯を挙げてみます。

折り返しを避けたい時間帯

  • 昼休み(一般的に12時~13時)
  • 始業時間から1時間~退社時間から1時間前まで
  • 飲食関係の場合は、ランチやディナータイム(11時~14時、17時~)

まずどこの会社でも昼休みは貴重な自由時間。少しのプライベート時間でもありますから、12時~13時は緊急の用件でない限りは電話は控えておいたほうが良いでしょう。

次に、始業時間からしばらくは、前日からのメール連絡整理や打ち合せなど、何かと多忙なもの。退社時間前も1日の仕事のまとめをしたりしているかもしれませんので、控えておくことをおすすめします。

そして、飲食店のかき入れどきは、接客や厨房が大忙しです。一般の会社と違い、電話を取る時間さえ惜しいときですから控えておきましょう。

電話とは別にメールが来ていないか確認する

企業の採用担当者は応募者への連絡については、電話で繋がらなかった場合、メールも送っていることが考えられます。メールの見落としがないように、採用担当者からメールが届いていないか確認しておきましょう

もしメールが届いていた場合、メールの返信をしてから折り返しの電話をかけると良いでしょう。

採否の電話に折り返す際の話し方

実際の折り返し時の話し方例を記載します。

採用、不採用によってあとの流れは変わりますので、採用担当者とつながれば相手が用件を伝えてくれるでしょう。

折り返し連絡する話し方の例

「お世話になっております。先日、パート応募の面接をしていただきました〇〇と申します。〇時〇分ごろに、採用ご担当者様の××様よりお電話をいただきましたところ、出られず失礼いたしました。折り返しご連絡させていただきました。××様はただいまいらっしゃいますでしょうか?」

採用担当者の名前がわからない場合の話し方例

「先日、パートに応募して面接を行っていただきました〇〇と申します。本日〇時ごろ御社からお電話いただきましたが、不在で申し訳ございませんでした。大変恐縮なのですが、留守電に入れていただきましたご担当者様のお名前が聞き取れておりませんので、どなたかおわかりになりますでしょうか?」

「折り返さずに待つ」のはやめておこう

今の時代、自宅の電話より携帯やスマートフォンの方が多くなりましたから、外出先でパート採用の合否連絡があっても電話に出ることが可能な場合が多いです。しかし、折り返すのが億劫だからといって「またかかってくるだろうと思って待つ」というのはやめておいたほうが良いでしょう。

それでもタイミングによっては、「ママ友と会話中だった」「子どもの付き添いで病院にいた」「学校行事中だった」などで電話にでられない場合もあるでしょう。電話のマナーとしても、電話にでられなかった場合は必ず自分から折り返しましょう。これは仮に「またご連絡をします」という留守電やメールのメッセージがあっても、基本は電話で折り返すことがマナーです。

採用担当者が不在なら時間を確認してあらためる

もし、折り返して担当者が不在だった場合は、「ではまた改めてお電話させていただきます。本日は何時頃にお戻りでしょうか。」など、基本的には戻る時間を確認してからあらためてかけ直します

「今、離席しておりますので、こちらから折り返します。」などと、会社側からいわれた場合には、自分の電話番号と出られる可能な時間を伝えておきましょう。

中には、電話がとても苦手だという方もいるかもしれませんが、自分をパート採用してくれるかもしれない会社からの電話ですから、そうは言っていられません。折り返しの電話をかける際には、マナーやタイミングを守って、会社の迷惑にならないように配慮しましょう。

採用を辞退したい場合の電話の話し方は?

他のパート先が決まって、辞退したい…ということもあるでしょう。折り返しの際に辞退のことを話す場合にはこちらの記事を参考にしてください。主婦歓迎のパート先であれば採用担当者もパート主婦への電話対応は慣れている場合が多いので、それほど緊張もせずに話しやすく対応してもらえやすいでしょう。

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