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パート募集の応募電話のかけ方とマナー編~かける時間帯のベストは?

パート求人に応募するときの電話のかけ方と注意するポイント

パート募集中の求人にすぐ応募したいと思ったら、電話をかけるのが一番早い方法です。電話での応募は、WEB応募で必要な項目を埋めて送信する方法よりも、直接、応募先の担当者と話を進めることができるのが大きなメリットです。

例えば店頭に求人募集の張り紙があってそこの電話番号にかける場合や、フリーペーパー、求人情報誌に記載の番号にかける場合、求人サイトや企業のホームページのバイト募集欄にあるフリーダイヤルにかける場合などがあります。

応募の電話は、応募先の担当者と初めてのコンタクトになりますが、相手がいる時間帯にうまくかけないと、かけなおし、折り返しの手間がかかってしまうのでお互いの時間のロスになってしまいます

今回は実際パート求人に応募するときの電話のかけ方のマナーや、かける時間帯のベストなタイミングについて詳しく解説します。

パート募集に電話するときはメモとペンと手帳を用意する

パート求人に電話をかける前に、事前準備ができているか確認をしましょう。もう一度確認することで落ち着いて対応ができます。

準備しておくもの

  • パート求人の応募要項
  • 質問したいことを書きだしたメモ
  • メモとペンなどの筆記用具
  • 手帳やカレンダーなど日付が確認できるもの

求人広告の内容をしっかり読んでおき、求人やホームページに書かれていることを質問してしまうと、確認すればわかることを聞いてくる人というのは印象が悪いです。質問内容は電話をかけながら考えるのではなく、応募や問い合わせをしたい会社の求人内容をよく読み、事前に質問したいことをメモに書き出しておきます。電話をかける際には、求人情報が掲載されている広告やHPなどの情報を確認できるよう手元に準備しておきましょう。

また、面接日時や場所などを聞きもらしがないようメモやペン、カレンダーを準備して、会話がしっかり聞きとれるように周りが静かで落ち着いた場所で電話をかけるようにしましょう。

電話をかける時間帯はお昼時の12時~13時あたりは避ける

電話をかける時間帯は、問い合わせ時間が掲載されているならその時間帯に、されていなければ一般的に昼休みの12時~13時あたりは、昼休みで食事をしている最中の場合が多いので、この時間帯を避けた時間帯に電話をかければよいでしょう。他にも求人原稿に「平日10時~18時まで」と書いてある場合、平日9時、19時などの時間外に書けるのは論外です。

また、飲食業などはランチタイムやディナータイムが忙しくなりますから、11時~14時、17時~20時あたりは避けた方がよさそうです。かけたときにひとこと、「今、お話してもよろしいでしょうか」と伺うこともマナーのひとつになります。

オフィス、事務系パート募集をしている一般企業なら9時半~11時半ごろ、もしくは13時半~16時半ごろが良いでしょう。

ここからは、パート応募先の企業の忙しくない時間に電話をかけたけれど、担当者が不在だったり、折り返しで電話してほしいと言われた時の対応をご紹介します。

担当者が不在だった場合

担当者が不在だった場合は、要件を伝えて、担当者に連絡がつく時間帯を確認し、かけ直しをするタイミングを伺いましょう。電話は応募する側から再度のかけ直しをすることがマナーになります。

例:かしこまりました。またあらためてお電話させていただきたいと思います。何時ごろにお電話するのがよろしいでしょうか。

忙しいのでかけ直してほしいと言われた場合

応募先によって忙しい時間帯は事なります。担当者につながったけれど、「今忙しいので後でかけ直してください」と対応してもらえない場合もあります。お昼時などを避けて電話したけれど、忙しい時間帯にあたってしまったら、何時ごろが都合がいいのかをお伺いして、折り返し電話のタイミングを確認しましょう。

例:お忙しいところにお電話してしまい失礼いたしました。あらためてお電話させていただきたいと思いますが、何時ごろがご都合よろしいでしょうか。

留守番電話だった場合

パート応募先の営業時間内に電話をたけたのに、留守電メッセージが流れた場合、そのまま切ってしまうと、先方は誰から電話があったのかわからないので、自分の名前とパート応募の旨のメッセージを残しておきましょう。

例:求人の件でお電話をいたしました○○と申します。またあらためてお電話させていただきます。失礼いたします

募集が締め切られていた場合

パート応募先に電話で問い合わせた時に、募集が締め切られている場合でも、そのまま電話を切らないほうが丁寧さを感じさせます。将来に何かのご縁があるかもしれません。

例:それではまた募集される際に応募いたします。お忙しい中ご対応ありがとうございました。失礼いたします。

はじめの会話は、少し大きめの声ではっきりしゃべる

電話では、まず声のトーンが大事になります。少し大きめの声で自分の名前と求人の件で電話をしたことをはっきり伝え、担当者がわかっていればつないでいただくようにお願いします。

目の前の方と実際に話していると思えばおじぎまで出てくるような感じですから、ていねいに話しましょう。つないでいただく間に深呼吸をすると、落ち着くことができます。

話し方は印象に大きく影響するので特に注意したいところです。「です・ます」調の言葉遣いを意識して話しましょう。できるだけ丁寧に話すことを心がけましょう。

定員:「お電話ありがとうございます、◯◯スーパー××店、□□でございます。」

あなた:「求人の件でお電話をいたしました○○と申します。お伺いしたいことがございますので、ご担当の○○様をお願いいたします。」

定員:「確認いたしますので少々お待ちください。」

担当者が出る場合はそのまま求人についての話に進みます。もし担当者ではないスタッフの方が電話に出た場合、担当者に取り次いでもらうか、不在だった場合、折り返しの連絡をするなどの対応をします。

面接の持ち物や日時は、必ず復唱することがビジネスマナー

質問については、事前に準備したことをメモしながら伺っていきます。応募する気持ちが固まったら、すぐ面接時の持ち物と面接日時を確認し、必ず復唱しましょう。これもビジネスマナーのひとつとなります。

どの時点でも、わからないことがあれば、どんどん質問をして確認することをおすすめします。復唱後にお礼の言葉を伝えて電話を切りますが、担当者が切ってから自分も切るようにしましょう。

本題の会話の流れ

あなた:「求人内容についてお伺いいたしますが、レジスタッフはまだ募集されているのでしょうか。」

担当者:「はい、レジスタッフはまだ募集しております。」

あなた:「承知いたしました。ぜひ、面接に応募させていただきたいと思います。日程や持ち物とをお伺いできますでしょうか。」

担当者:「日程は7月7日の18時では、ご都合いかがでしょうか?場所はこのお店で、持ち物は履歴書と筆記用具です。」

あなた:「かしこまりました。復唱させていただきます。面接日時は7月7日18時、持ち物は履歴書と筆記用具でよろしいでしょうか。」

担当者:「はい、その日時で面接を行います。よろしくお願いします。」

あなた:「お忙しいところ、ありがとうございました。では、7月7日の18時にお伺いさせていただきますので、よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」(電話が切れるまで待つ)

担当者:「失礼いたします。」

日時を再提案する流れ

応募者が多数の場合、担当者の日程がどんどん埋まるため、日時を指定される可能性があります。もし、指定された日時に都合が悪かった場合には、事前に用意した手帳を見ながら空いている日時をいくつか提案をしてみましょう。

あなた:「申し訳ございません。その日はどうしてもはずせない用件がございまして、7月10日の18時もしくは7月11日の18時のご都合はいかがでしょうか。」

担当者:「7月10日の18時で問題ありません。ご来社お待ちしております。」

あなた:「お忙しい中、ご調整いただきまして、ありがとうございます。7月10日の18時ですね。当日よろしくお願いいたします。」

まとめ

はじめての電話は第一印象になるので重要です。早く応募したいという気持ちもわかりますが、電話をかけるまえに、もう一度事前準備の確認を。

さらに電話をかける練習を一度やってみましょう。やってみれば、何を伝えるのかが自分のなかで整理されるので、いざ電話するときも焦らずゆっくりと話せるようになります。

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