求人募集に問い合わせするときの電話のかけ方3つのポイント

求人募集に問い合わせするときの電話のかけ方

問合せにの電話をするときのポイントは以下の3つです。
1.求人情報、メモ、聞きたいことを整理する
2.電話での話は「相手の言ったこと」を確認する
3.担当者が忙しい、不在、求人が締め切られていた時はまた改めての連絡を

それぞれ、詳しく解説します。

1.求人情報、メモ、聞きたい項目を整理

電話で問合せをする時は、その求人情報のコピーを手元に置いておくのがベター。求人サイトなら、画面をプリントしておいたほうがスムーズです。

もし携帯電話やスマホで「求人サイト」を見ていて、電話をしながら「求人情報」を見るのが難しい場合は、最低限、手書きでノートなどに「企業・店舗の名前」「担当者の名前」「勤務時間」「勤務場所」などのメモをしておくと良いでしょう。知らない人と電話で話すのは、緊張してしまって、頭が真っ白になってしまうことも。

「誰に聞く?何を確認する?」と思っていても、いざ電話となると肝心なことを聞き忘れてしまいがち。それを避けるには、目で確認できるように「求人情報のコピー」や「下準備」が重要です。

もし電話で話すのに自信がないなら、電話をかける前に、ノートに確認したいことを“項目・キーワードで箇条書き”にしておきましょう。聞く順番を1番からから番号を振り、聞き漏れがないように準備をするのも賢いやり方です。

絶対に聞きたいことと、余裕があれば聞きたいことを区別しておくのもオススメですよ。この場合、電話では「おうかがいしたいことが◯つあります」などとあらかじめ伝えると、相手にとっても気遣いになります。

また電話で問合せをする時に、きちんと聞くべきでよくあるのが「仕事内容」「勤務地」「勤務時間・シフト」「仕事を始める時期」「自転車・バイク通勤が可能かどうか(駐輪場の有無)」「面接の日時・場所」など。仕事の種類や、勤務時間が何パターンかある場合は、『自分の希望が通るかどうか』も聞くのが良いでしょう。

なお今現在、他のアルバイトをしていて、すぐに仕事がスタートできない人は、そういった事情も伝えて「仕事を始める時期」は必ず確認するようにしましょう。急いで人を雇いたい「急募」のケースは、勤務可能日が遅すぎると、条件に合わないかもしれません。

2.電話での話は「相手の言ったこと」を確認するのがベター!

電話で問合せをする時には、すぐメモができる準備を整えましょう。ペンとノートなど筆記用具、スケジュールを確認するためのカレンダーの準備も忘れないように。アルバイト情報を確認するのにプラスして、面接の日時や場所、応募や面接に必要な書類なども、電話の問合せの際に聞いておきましょう。

相手が電話に出たら「御社の求人について、◯◯(求人情報誌や求人サイト名)を見てお電話させていただきました。応募にあたって、◯つ確認させていただきたいことがあるのですが、ご担当者様はただいまご都合よろしいでしょうか?」というように自分の名前を名乗り、相手の都合を確認しましょう。

また電話を切る前、念のため「確認させていただいてもよろしいですか?」と一声入れてから、面接の日時や場所などを自分で言って再確認するのがスマート。電話で話した内容をリピートすることで、“聞きまちがい”や“勘違い”も防げますし、アルバイト先の人に「この子は、しっかりしているな」と好印象を持ってもらえるでしょう。

最初の「電話問合せ」の段階から、実は適性などを判断されているもの。復唱(相手の言ったことをもう一度自分で言う)やハキハキとした受け答えは、採用担当者に好印象をアピールできます。

担当者が忙しい、不在、求人が締め切られていた時はまた改めての連絡を

『担当者が多忙な時』に電話をしてしまったら、改めて電話をするようにしましょう。忙しいと言われているのに、強引に自分の話を進めるのはNGです。「お忙しい時に、失礼しました。何時でしたら、ご都合よろしいでしょうか?」と、相手の都合を聞いて、電話を自分からかけ直します。

『担当者が不在』でも、折り返しの電話を頼むのではなく、自分からかけ直すように。担当者に連絡がつく、都合が良い時間を確認しておきましょう。

なお電話で問い合わせた時に、『すでに応募が締め切られている』場合でも、そのまま電話を乱暴に切らない方が丁寧で気遣いを感じさせます。ガッカリする気持ちは分かりますが、将来に何かのご縁があるかもしれません。「それでは、また募集される機会に応募いたします。ご縁がありましたら、よろしくお願いいたします。」と、ひと声添えることができれば素敵です。
なお、問い合わせではなく、応募の際の電話のかけ方については、こちらにまとめて解説しています。
求人に応募するときの電話のかけ方で気を付ける4つのポイント

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