すでに決まっているバイトのシフトを変更したい！やり方とポイント

アルバイトのシフトが決まった後、急遽変更しなければならない事態は、誰にでも起こり得ます。例えば、家族の急病や体調不良、あるいは突然の学校や別の仕事の予定変更などが考えられます。シフト変更は、職場にとっても調整が必要な場合が多いため、適切な方法で、できるだけ早く伝えることが重要です。このガイドでは、2024年の現代の働き方に合わせたシフト変更のやり方と、注意点をご紹介します。

何日前までに伝える？「できるだけ早く！」

シフトが決まった後での変更は、基本的には避けるべきです。しかし、やむを得ない理由で変更しなければならない場合、できるだけ早く伝えることが何より重要です。特に、現在ではシフト管理システムやスマホアプリが普及しているため、連絡が早ければ早いほど、職場側も対応しやすくなります。

シフト変更をお願いする場合、遅れると他のスタッフのスケジュール調整が難しくなり、業務に支障が出る可能性があります。急な変更でも、可能な限り早い段階で連絡を入れ、職場に配慮する姿勢が大切です。場合によっては、変更内容が確定していなくても、変更の可能性がある段階で伝えることをおすすめします。

伝え方の基本：「履歴が残る方法」を活用する

シフト変更の連絡方法は、職場によって異なる場合がありますが、履歴として残る方法を選ぶことが基本です。デジタルツールやアプリを使用する職場も増えているため、それらを利用することで、後から確認しやすくなり、トラブルを防げます。

代表的なシフト変更方法は以下の通りです：

• シフト管理アプリ（LINE WORKSやSlackなど）を通じて連絡
• メールやチャットツールでの連絡
• 直接の対面で報告
• 電話での連絡

特に、急な場合やシフト変更の前日・当日など、対応が限られる場合には、まずは直接電話で連絡することが最優先です。その後、アプリやメールで詳細を確認できるようにすると、よりスムーズに進みます。

ケース別：シフト変更の伝え方

1. 対面で伝える場合

対面で伝える際は、以下の手順を意識しましょう。
対面で伝える最大の利点は、直接顔を見て説明することで、誤解を招かずにスムーズに進むことです。

基本的な手順：

1. 変更内容をメモしておく。
   伝えるべき変更内容や、代わりに出勤できる日時などを事前にメモしておきます。
2. 担当者に声をかける。
   「少しお時間いただけますか？」と、担当者の忙しくないタイミングを見計らって声をかけましょう。
3. 理由と変更内容を伝える。
   変更の理由を丁寧に説明し、メモを渡して変更内容を伝えます。
4. 謝罪と感謝を伝える。
   「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。ありがとうございます」と、誠意を込めてお礼と謝罪を伝えます。

2. メールで伝える場合

メールでの連絡は、特に変更内容を正確に伝えられ、履歴として残るため便利です。特に、変更が急である場合でも、メールを使うことで自分の変更内容を明確に伝えることができます。

基本的な手順：

1. 簡潔で丁寧な文章を作成する。
   例文：
   ○○（担当者）様

   お世話になっております。アルバイトの□□です。

   急なお願いで申し訳ありませんが、家族の急病により、○月△日のシフトに出勤できなくなりました。代わりに□日か◇日に出勤が可能です。

   ご迷惑をおかけしますが、変更をお願いできますでしょうか。よろしくお願いいたします。

   アルバイト□□


2. 急ぎの場合は電話でも補足する。
   メールを送った後、確認のために電話をかけて「メールをお送りしましたので、ご確認ください」と伝えましょう。これで、確実に連絡が届いたことを確認できます。

3. 電話で伝える場合

電話で伝える際は、以下の手順を踏みましょう。電話は直接声を聞いて伝えるため、伝達が確実に行える利点があります。

基本的な手順：

1. まずは簡単にメモを準備する。
   変更内容や理由を簡潔にまとめておきます。
2. 担当者に取り次いでもらう。
   「アルバイトの□□ですが、○○さんはお手すきでしょうか？」と、丁寧に取り次いでもらいましょう。
3. 理由と変更内容を手短に説明する。
   「急なお願いで申し訳ありませんが、家族の用事で○月△日のシフトを変更させていただきたく、□□日に代わりに入れるのですが、いかがでしょうか」と説明します。
4. メールでもフォローアップする。
   口頭で伝えた後、確認のために「詳細はメールでお送りしましたので、ご確認ください」と伝えましょう。

スムーズに了承を得るためのポイント

1. アルバイト先の負担を軽減する工夫

シフト変更をお願いする際、できる限り代わりに勤務してくれる人を探すことで、職場の負担を減らすことができます。特に親しい同僚に「代わりに出勤してもらえないか」と頼むことで、アルバイト先が納得しやすくなることがあります。

2. 日ごろの信頼関係がカギ

信頼関係を日ごろから築いておくことが、シフト変更の際に大きなポイントです。常日頃から遅刻しないように心がけ、忙しいときには進んで周囲をサポートするなど、周囲に良い印象を与える行動を積み重ねておきましょう。これにより、急なシフト変更も心理的に受け入れられやすくなります。

まとめ

シフト変更をお願いする際は、理由よりも伝え方や日常の勤務態度が重要です。2024年現在、デジタルツールの活用により、シフト管理がスムーズになり、より早く正確に連絡を取ることができるようになっています。しかし、最も大切なのは、職場の負担を理解し、誠実かつ迅速に伝える姿勢です。日ごろから信頼関係を築いておけば、急な変更でも柔軟に対応してもらえるでしょう。