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バイトの履歴書封筒の書き方・入れ方・手渡し・郵送する方法すべて解説

バイトの履歴書封筒の書き方・入れ方・手渡し・郵送する方法すべて解説

アルバイトに応募した際に履歴書の提出を求められることは多いでしょう。履歴書を提出するには、面接時に直接手渡しする、もしくは郵送する方法があります。そんなときに、どのように履歴書を扱えばマナー違反にならないのか、封筒の書き方や入れ方、持参する際の手渡しの方法、郵送する場合の送り方注意点についてご説明していきます。

履歴書を郵送する場合

履歴書提出時に多いのは、事前に郵送するように指示されるパターンです。事前に履歴書を見て、書類選考をされる場合や、面接時間を効率的に行う際に、そのように指示されます。まずは郵送時のマナー、送り方、送付方法を説明します。

封筒サイズは『A4サイズの白』が一般的

履歴書を送るとき使う封筒は、『A4サイズの白』が一般的です。履歴書のサイズは現在日本ではA4か、B5の2種類ですが、A4サイズが一般的です。履歴書は折り曲げずに入れるのが望ましいので、A4サイズが入る角2封筒を使いましょう。

「小さいサイズの封筒に折って履歴書を入れたらいいのでは」と思う人もいるかもしれませが、履歴書は出来る限り折らずに送付するほうがよいでしょう。

受け取り手からすると、折り目のついた履歴書は読みづらい、ファイリングしづらいなどのデメリットがあるため、相手のことを考えて折らずに送れるA4サイズを選ぶのがマナーです。

封筒の色についていうと、茶色と白色が多いですが、茶色だと安っぽい印象を与えてしまうため、白封筒を使う方が、受け取った際の印象はよくなります。

封筒の宛名の書き方(表裏)

まず、宛名を書くときは必ず黒のサインペンを使用します。黒のボールペンでもマナー違反になるということはありませんが、細くて読みづらいため、太過ぎないサインペンを使うのがおすすめです。

封筒に書かれた字の印象は大事です。字がへたなのはしようがないですが、丁寧に書いているかは重要です。適当に書かれた字は分かりますので、可能な限り丁寧に書きましょう。

表面:①郵便番号

横書きで記入します。郵便番号のマスがない封筒の場合は、〒〇〇〇-〇〇〇〇と英数字で記載しましょう。

表面:②住所

都道府県から縦書きで記入します。省略せずに、会社のホームページや求人票や送られてきたメールを確認して、正しい住所を記載しましょう。

表面:③会社名、部署名、担当者名

センターより少し右寄りに縦書きで会社名を記載します。「●●株式会社」というように㈱で省略せずに全て書くことがマナーです。担当者の部署名や役職名がある場合は間違えずにきちんと記載します。送り先の担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」としましょう。

表面:④履歴書在中の注意書き

赤字で左下の箇所に「履歴書在中」と記入し、定規で四角く囲います。この場合、赤のサインペンもしくはボールペンでも構いません。

企業には一日に多くの書類が届きます。送った書類が急ぎで見るものなのか、そうでないのか、といったことが判別できると相手も時間のロスを防げます。そのため、履歴書のように期限がある重要なものについては中身が分かるように明記するのが一般的です。

裏面:⑤送り主の郵便番号、住所、氏名

裏面には自分の郵便番号、住所、氏名を縦書きで記載しましょう。こちらも住所は都道府県から建物名、部屋番号まで省略せずに記載しましょう。名前はやや大きめに、住所と名前の尻を揃えましょう。記載位置は中央でもかまいません。

裏面:⑥封締め(〆)

履歴書を入れてからは糊付けをして封をします。(両面テープでもOK)封をしたら「〆」と記入しましょう。(※縦書き封筒の場合には、「〆」「封」などの封字を書くのが一般的です。)

履歴書はクリアファイルに入れてから封筒に入れる

履歴書を封筒に入れる際には、クリアファイルに入れましょう。郵送時には、書類が折れ曲がったり、雨の日の配達で濡れてしまったりする可能性があります。そういった状態で届いた場合、受け取り手の印象も良くありません。

クリアファイルに入れることで、しわができないようケアできます。また、クリアファイルに入っていると、管理するほうも取り出しやすい、見やすいというメリットがあります。

クリアファイルを選ぶときは、どこかの企業の名前が入っているものや、キャラクターなどが描かれたもの、色付きなどは避けてください。履歴書はあくまでビジネス用の書類です。「無色」で、「透明」もしくは「半透明」を選びましょう。

入れる向きは履歴書の顔写真が見える面を表にしていれましょう。

添え状・送付状を入れるとさらに好印象

郵送する場合、履歴書だけを入れて送るよりも、添え状や送付状を入れると印象がアップします。

必要書類だけを入れて送ってもマナー違反というわけではないですが、ビジネスの世界では書類を送る際に何を目的とした書類なのかがわかるように、必ず添え状を付けるということが一般的とされています。

そのため、添え状が付いていると、受け取り手からすると「社会の常識を知っている人」「丁寧な人」という印象を感じます。

添え状の書き方はこちらにありますので確認しておきましょう。

封筒に入れるときは、封筒の表面からみて送付状、履歴書の順番となるように入れます。

切手は必ず不足がないように重さを量る

履歴書を郵送する場合、気を付けておきたいのは切手代です。仮に切手代が足りなかった場合、状況に応じて次のような事態となります。

①相手が不足分の切手代を支払らう
②相手が受け取り拒否をして自分に書類が戻ってくる

切手代が不足するのは大変失礼な行為ですし、相手の印象は最悪です。場合によってはそのことで不採用となってもおかしくありません。切手代はきちんと重さを量って必要分貼って送るよう心がけましょう。

A4サイズ封筒の場合、定形外郵便となり、重さによって値段は変わります。50グラム以下だと120円、100グラム以下だと140円、150グラム以下だと205円となります。

封筒の重さ切手料金
50g以内120円
100g以内140円
150g以内205円
250g以内250円

さらに、次のような特別なケースの時は追加費用がかかります。

  • 速達で送りたい → 追加280円(250gまで)
  • 簡易書留で送りたい → 追加310円

送るときの切手も、家にあるからといって記念切手やキャラクター切手などを貼って出すようなことは避けましょう。あくまで履歴書は「ビジネス」用の書類です。友人に送るような手紙とは違いますので、遊びのような要素は避けましょう。受け取り手によっては「遊びと仕事の線引きができない人」という印象を持たれるかもしれません。

以上から考えても、少し手間かもしれませんが、面接用の書類を送るときは郵便局の窓口に行って提出したほうが間違いはなく、安心といえます。

速達や簡易書留で送る必要はある?

履歴書は普通郵便で送るということが一般的ですので、速達や簡易書留で送る必要は基本的にはありませんが、次のような場合は利用しましょう。

応募締め切りぎりぎりに送付する

通常手紙が届くまでの日数として送り先にもよりますが、1日~3日程度かかります。日数に余裕があるのであれば通常郵便で問題ないですが、応募締め切りがあったりして、翌日に届ける必要がある場合は速達で送りましょう。

簡易書留は不要

「簡易書留」を利用すれば、その時に発行される番号で書類の行先を確認できます。ただし、受け取り手がサインをしないといけないという手間が発生します。バイト履歴書の郵送では簡易書留を利用することはあまり一般的ではありませんので、応募先から指示された場合に利用しましょう。

履歴書を持参して手渡しする場合

面接時に履歴書を持参して手渡しで渡す場合は、履歴書は折らずに、クリアファイルに入れて取り出しやすいようにして持っていきましょう。クリアファイルは履歴書にしわや汚れが付かないようにするためです。

社員転職や新卒採用では郵送時と同じように封筒に入れて持ち運びした方が無難かもしれませんが、アルバイト面接でそこまでは求められていないことがほとんどです。勤務が条件にあっているかや、一般常識があるかというところで選考していることが多く、履歴書の持ち運び方や提出方法まで考慮して選考されることはほとんどありません。

ただし、「面接会場について履歴書は受付に提出してください。」など、受付で書類を預かるような会社の場合は、封筒は別途持参していく方が無難です。ですが、これもアルバイト採用の場合、極まれですので、心配性な人や、何としてでも失敗したくない人は、何かあったとき用に空の封筒を持参していれば心配ありません。

飲食店やカラオ店、個人で経営しているような小さなお店、短期バイトなどはクリアファイルに入れていけば十分です。

履歴書の渡し方

履歴書の渡し方

渡し方は、相手がすぐに履歴書を見ることができるようにクリアファイルから出して履歴書だけ渡しましょう。その際、履歴書はクリアファイルに入れたままカバンから取り出し、担当者の目の前で履歴書を取り出して、両手で渡しましょう。クリアファイルに入れて持ち運びしてることを相手に分かるようにすると丁寧に見えます。

渡すタイミング

渡すタイミングは指示されてから渡しましょう。席に座る際にカバンからクリアファイルを取り出し、机の上に置き指示されるまで待ちましょう。面接官が後から部屋に入ってくる場合も同様に、カバンからクリアファイルを取り出し、机の上に置いておきましょう。

面接開始のタイミングで、「では、履歴書をお願いします」というようなことを担当者から言われることがほとんどです。そのときに「本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。どうぞよろしくお願いいたします。こちらが、履歴書です。ご確認お願いいたします。」などと、あいさつを兼ねた言葉をそえて、渡すようにすると印象がぐっと良くなります。「本日はよろしくお願いいたします。」だけでも良いでしょう。

少し大きな声で挨拶をし、頭をさげて(お辞儀して)から、両手で持って、相手の目を見て、封筒を相手の方に向けて渡しましょう。

この時に気を付けておきたいのが書類の向きです。相手が読みやすい方向に書類を向けて両手で渡すことがマナーです。

履歴書を渡したあとは、クリアファイルは机の上に置いておいても、カバンに入れておいてもどちらでもかまいません。

封筒を持っていく場合も『A4サイズの白』

別途封筒も持参する場合は、郵送と同様に封筒はA4サイズが入る角2封筒の白を使用しましょう。持参する場合の封筒は、郵送時と意味合いが少し違い、主に面接担当者に直接渡せない場合、(受付で渡すときなど)のための用途で使います。そのため、履歴書を折らずに入れられる大きさを選びましょう。

封筒に履歴書は入れずに空の封筒として別途持っていきましょう。面接時は履歴書を見ながら話しますのでサッとだせるように、履歴書はクリアファイルに入れておき、封筒には入れないでおきます。

受付で提出してくださいと言われた場合などで、封筒に入れて提出すると丁寧です。この場合でも先に書いたように、アルバイト面接でそこまで求められていることは少ないですので、封筒はなくても問題ありません。

宛名書きは不要

手渡しの場合、封筒から取り出して中身だけ渡すため、郵送のように宛名を書く必要はありません。アルバイトの場合、そこまで求められていることもほぼありませんが、新卒採用や社員転職時に一般的に紹介されている方法を紹介します。より丁寧にしたい場合は参考にしてください。

受付で書類だけ渡す場合に、中身が何なのか、誰のものかが分かるように、表面に「履歴書在中」と記入裏面には自分の住所、氏名を記入しておきましょう。

こうしておけば、その封筒に何が入っていて、誰が提出したのかということが分かりますので丁寧です。

また、手渡しの場合はすぐに取り出せるようにする必要がありますので、糊付けはせず、「〆」などの記入も必要ありません。

Check!

受付で渡すときにはなぜ封筒に入れるの?

受付で書類を渡す際にははだかで渡さないのがビジネスマナーです。また、相手が持ち運ぶ際にしわになったり、万が一添付している写真が取れて落ちてしまったりといったことを避ける意味合いもあります。

履歴書の取り扱いには細心の注意を

履歴書は、ただの書類ではなく、あなた自身を象徴する書類です。内容についても当然ですが、その扱い方も、結局はあなた自身を映すものとして相手方に受け取られます。

どんなに内容が素晴らしい履歴書でも、よれよれだったり、水に濡れて汚れていたりすると、仕事を頼んでもそのようにツメが甘く雑な処理をするのではないか、と受け取られかねません。履歴書を扱う時には細心の注意を払い、相手にマイナスな印象を与えないように気を付けましょう。

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