パートの欠勤理由をうまく伝える方法と心遣いのコツ
仕事をしていると、どうしてもパートを休まなければならない状況が訪れることがあります。しかし、その理由を上司に伝えるのが苦手であったり、休むことに対して罪悪感を感じたりすることもあるでしょう。特にパートタイムの仕事では、突然の欠勤がチームの負担になりかねないため、できるだけ「カドを立てない」方法で欠勤理由を伝えたいものです。
この記事では、パートを休むときに使えるカドが立たない欠勤理由の伝え方を、2024年の時代に即した形でお伝えします。嘘をつく必要はなく、言い方ひとつで相手に与える印象は大きく変わります。上手な伝え方をマスターすれば、人間関係に波風を立てることなく、円滑に休みを取ることができるでしょう。
自分の体調不良を理由にする
パートを休む理由として最も多いのが「体調不良」です。体調が優れないときに休まざるを得ない状況は、誰にでもありますが、その理由の伝え方を工夫することが大切です。「体調不良で休む」というだけでは具体的な状況が伝わらないため、心配をかけることもあります。そのため、どのように体調が悪いのか、どれくらいの時間がかかるのかを具体的に伝えることが重要です。
体調不良を理由に休む場合の伝え方
「すみません、昨晩から39度の熱があり、今も下がらないため、今日は出勤が難しい状況です。これから病院に行く予定です。急な連絡でご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、お休みをいただけますでしょうか。」
体調不良を理由に休む場合、熱がどれくらい続いているか、または他の症状がある場合は、それについても伝えると信頼感を与えることができます。「病院に行って診察を受けた後に再度連絡します」といった後続のアクションを伝えると、安心感を与えることができます。
病院で診察後の連絡
「すみません、先ほど病院でインフルエンザの診断を受けました。治るには5日程度かかるとのことで、〇日に予定しているシフトも出勤が難しそうです。ご迷惑をおかけして本当に申し訳ありませんが、今後も体調が回復次第、また改めてご連絡させていただきます。」
特に季節の変わり目や流行病が広がっている時期には、病院での診断書を求められることもあります。こうした場合も、早めに連絡し、確実に必要な情報を伝えることが、トラブルを防ぐためのポイントです。
定期的な体調不良の場合
例えば、生理痛や慢性的な体調不良の場合は、普段からそのことを共有しておくと良いでしょう。あらかじめ「この時期は特に体調が不安定になる」と伝えておくことで、急な欠勤があった場合でも、理解を得やすくなります。また、休みが必要になりそうな日にあらかじめ業務調整をしておくことも、職場の負担を減らすために効果的です。
子供の病気や家族の世話を理由にする
家族を養っているパートの方にとって、急な家族の体調不良や介護が理由で休まなければならないこともあります。しかし、家庭の事情は会社や上司には理解されにくいこともあるため、伝え方には注意が必要です。特に、言葉選びを間違えると、余計に角が立ってしまうことがあります。
子供の体調不良を理由に休む場合
「お忙しいところ申し訳ありません。子供が急に高熱を出してしまい、病院に連れて行かなければならなくなりました。お休みをいただきますこと、お許しいただけますでしょうか。〇〇さんや△△さんにもご迷惑をおかけします。申し訳ありません。」
子供の急な病気や学校からの呼び出しは避けられない事態です。しかし、その際には「申し訳ありません」と一言添えて、相手への感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。また、他のスタッフへの影響についても言及しておくと、配慮が伝わります。
家族の介護や病気を理由に休む場合
「すみません、同居している義母が急に骨折してしまい、病院への付き添いや家事の代わりに時間を取らなければならなくなりました。急なお願いで申し訳ありませんが、お休みをいただけますでしょうか。」
このような場合も、家族の状況を伝える際に、「ご迷惑をおかけして申し訳ない」という言葉を添えることで、より丁寧に受け入れてもらえる可能性が高まります。
住まいのトラブルを理由にする
住まいのトラブルも突発的に発生することがあるため、これもやむを得ない理由として受け入れてもらいやすい理由の一つです。特に、水漏れやガス漏れなどのインフラ関連のトラブルは、早急に対処しなければならないため、会社側にも納得してもらいやすいです。
住まいのトラブルを理由に休む場合
「すみません、マンションの上の階から水漏れが発生してしまい、急遽業者を呼んで対応しなければなりません。部屋も水浸しになってしまったため、少し時間がかかりそうです。ご迷惑をおかけしますが、お休みをいただけますでしょうか。」
インフラ系のトラブルは誰にでも起こり得ることなので、できるだけ状況を詳しく説明することで、理解を得やすくなります。また、この場合も「お休みをいただけるか」というお願いの形で伝えることが重要です。
カドを立たない伝え方の3つのポイント
欠勤を伝える際に、いくら正当な理由であっても、その伝え方次第では印象が悪くなることがあります。カドを立たない伝え方にはいくつかのポイントがあります。以下の3つのコツを押さえておきましょう。
1. 丁寧にお願いする
休むことを伝える際には、必ず「お休みをいただけますでしょうか」という丁寧なお願いの言葉を使うことが大切です。命令的に「今日は休みます」と伝えるのではなく、相手への配慮を忘れずに、お願いする姿勢を見せましょう。
2. 休めることに感謝の気持ちを伝える
休むことを許可してもらった場合、その後に「お休みをいただき、ありがとうございました」と感謝の気持ちを伝えることで、相手への礼儀を守り、円滑な関係を築くことができます。
3. 引継ぎを忘れずに行う
休んだことで仕事に滞りが出ることがないように、自分が担当している業務の引継ぎを事前に行っておくことが大切です。必要に応じて、他の同僚や上司に業務の進捗や引き継ぎをお願いしましょう。
欠勤の場合の給料はどうなる？
欠勤した場合の給料については基本的に支払われないのが原則ですが、有給を使える場合もあるので詳しくは上の記事を参考にしてください。主婦歓迎のパートであれば、勤務している主婦同士、急な休みが必要になった際に協力できる体制もとりやすいところがあります。
