仕事 2017年3月27日

パートを休むときのカドの立たない欠勤理由をいくつか紹介します

どうしてもパートを休まなければならないけれど、言いにくい…そんなときにのカドが立たない欠勤理由の伝え方をご紹介します。嘘をつく必要はなく、同じことを言っていても言い方ひとつで印象は全く違います。できるだけ人間関係に波風が立たないように上手な伝え方をしたい方には必見の内容です。

自分の体調不良を理由にする

体調を崩してしまい、どうしてもパートを欠勤しなければならない場合もあるでしょう。会社が忙しい時間帯だからと「体調不良で休みます」というのは確かに理由にはなっているのですが、よく状況が見えないので心配されたりどんな状況かがわかりにくいという側面があります。

自分の体調不良を欠勤理由として伝える場合の例

「すみません、昨晩から39度の熱がありまだ下がらず、出勤が難しい状況です。すみませんが、お休みをいただけますでしょうか。これから病院に参ります。急な事情で本当に申し訳ありません。」

休む連絡をしてから通院後に連絡をする場合の例

「すみません、先ほど病院で診てもらったのですが、インフルエンザの診断を受けました。治るのに5日ほどかかるとのことなので、〇日に入っているシフトも出勤が難しそうです。ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ありません。」

カドが立たないようにするためには「いつから」「どのように」具合が悪く「治るのにどのくらいかかりそうか」を合わせて詳しく伝えるのがポイントです。治るのにどのくらいかかるかわからない場合には、病院に行くことを伝えて、診断された後できちんと伝えましょう。もしも他の日も休まなければいけないのであれば一緒に伝えておくのがポイントです。

また重い生理痛など、周期的に訪れる体調不良の場合には普段からそのことを共有しておいて、休む可能性がある時に外せない業務やアポイントを入れないようにしておきましょう。体調不良の場合には特に、詳しい状況を説明しておくことが後々のトラブルを避けるために必要です。

子供の病気や家族の世話を理由にする

子供がいる場合や家庭を持っている場合には、急な子供の体調不良や学校からの呼び出しなど突発的なことで休まなければならない場合があります。ただし、前提として頭においておきたいのは、会社や上司があなたの家庭や子供の状況を理解することが当然ではないということです。

子供のことだから、家族のことだから、仕方がないという態度で連絡をしたり、上司や同僚に対して「子供がいない人にはわからない」「結婚していない人にはわからないだろうけど」というような言い方や態度を取ったりすると、カドが立ってしまいます。

子供の体調不良を欠勤理由として伝える場合の例

「お忙しい時に大変、申し訳ありません。子供が熱を出してしまい、病院に連れて行き休ませなければなりませんので、本当にすみませんがお休みをいただけますでしょうか。本日勤務の〇〇さん、△△さんにもご迷惑をおかけします。申し訳ありません」

家族の世話を欠勤理由として伝える場合の例

「すみません、同居している義母が骨折をしてしまい、病院への付き添いと家事を代わりにしなければならなくなりました。急で申し訳ありませんが、お休みをいただいてもよろしいでしょうか。店長にはご迷惑をおかけすることになってしまい、すみません。」

どんな理由があれ、あなたが休んでいる間、誰かがその穴を埋めなければならないのは事実なので、そのことに対して「申し訳ない」という態度で連絡をすることが大切です。自分自身の体調不良で休むよりもさらに、相手に対する思いやりと気遣いのある言葉がけが必要です。

住まいのトラブルを理由にする

マンションであれ戸建てであれ、生活をしているなかで思わぬトラブルに見舞われることはあります。水漏れ、浸水、ガス漏れ、電気工事関連などのトラブルは突発的に起きるものなので予想もしにくく、仕方のない事情として受け取ってもらえやすいと言えるでしょう。

住まいのトラブルを欠勤理由として伝える場合の例

「すみません、マンションの上の階から水漏れのトラブルが発生しまして、緊急で業者を呼んで対応することとなりました。申し訳ありませんが、部屋も水浸しになってしまっているのでお休みをいただいてもよろしいでしょうか。店長にはご迷惑をおかけすることになってしまい、すみません。」

他に隣人トラブルもありえることですが、休む理由としては仕事より優先しないといけない緊急性を感じてもらえない可能性もありますので、電気、水道、ガスなどインフラ関連の方が納得してもらえやすい理由だと言えるでしょう。

理由を伝える際にカドが立たないようにする3つのコツ

急な予定や当日の体調不良など、事前に休みの連絡ができない場合はメールやLINEではなく、電話で直接伝えると確実ですが、その際に、理由はある程度納得のいくものであったとしても休めて当然のような態度だったり、休んだ後のことは知らないという相手の気分も害してしまうでしょう。そこで、態度、姿勢に関して3つのコツを紹介します。

丁寧に低姿勢な態度でお願いする

「お休みさせていただきます」と一方的に伝えると、相手によっては「本来は出勤する予定なのになんでそんな一方的な言い方なんだ」と気分を害する可能性があります。「すみません」と「お休みをいただけますでしょうか」と丁寧に低姿勢でお願いする形で伝えるのがポイントです。

他にも「お忙しいところ申し訳ありません」「ご迷惑をおかけするのですが」という言葉も添えておくと良いでしょう。

休めることになったらきちんとお礼を言う

休むというのは労働者の権利ではありますが、無事に休みを認めてもらえたときに「それでは（私は休みますが）後はよろしくお願いします。」というような態度をとってしまうと相手にとって気分のいいものではないでしょう。

店長などから「じゃあ今日は休んでまた次回きちんと出勤してくださいね」と言われて休めることになった際には「この度は急な事情で本当にすみません。」「お休みをいただき、ありがとうございました。」というようなお礼の言葉を伝えましょう。

自分が担当している仕事は引継ぎをお願いする

3つ目のコツは、自分が休むことで滞ったり会社が困る可能性のある業務に関しては、そのことを上司に相談して判断を仰ぎ、必要であれば引継ぎ・代理をお願いしておくのがポイントです。

例えば自分の担当している業務で何か決めないといけないことがある場合や、作業の進捗が遅れることを他の第三者やお客様に伝えないといけない場合、代わりに誰かがやらないといけない場合はあらかじめお願いすることが重要です。

パートの欠勤は、人間関係も気になるのでなかなか言いにくいものです。「理解してくれるのが当然」という姿勢ではなく、お休みをいただくことで「迷惑をかけて申し訳ない」という態度で連絡をすることが大切です。同じ理由であっても言い方次第で受け取る側の印象は大きく変わります。相手の立場に立った対応を心がけましょう。

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