マイナンバーの通知カードってコピーを提出しないとダメなの？
アルバイトが決まって契約をする際、マイナンバー通知カードのコピー提出するよう、勤務先から求められる場合があります。平成27年10月から始まったマイナンバー制度。通知カードが届いたものの結局何に使うかがわからない、コピーを渡すと個人情報が漏れそうで不安。なんでコピーを提出しないとダメなの？そんな風に感じる人もいるかもしれませんね。
今回は、アルバイトの勤務先にマイナンバー通知カードのコピーを提出する意味やその扱いについてご説明します。
コピーの提出が会社のルールの場合は出す必要あり
マイナンバー制度の導入により、働く人の雇用保険加入や支払われる給料の税金申告・控除などの手続きにも、個人個人のマイナンバーが必要になりました。それらの手続きはほとんどの場合勤務先がまとめて行うため、勤務先は採用した人のマイナンバーを取得する義務があります。
マイナンバーは、ただ単に番号を口頭や書類で知らせればいいというものではなく、取得の際には通知カードや本人確認書類の明確な提示が必要とされています。何らかの手続きをするたびに確認作業を行うのは大変なので、採用した段階でマイナンバー通知カードと免許証などの本人確認書類をコピーし、事務所で保管する企業やお店も多いです。
明確な使用目的や意味がないのにマイナンバー通知カードをコピーし保管することは、法律で禁じられています。しかし、勤務先が確実な手続きを行うためという理由があれば、行政側もコピーの保管を認めています。
そのため、バイトの就業規則にマイナンバー通知カードのコピーの提出が定められている場合もあり、バイトに採用された人はその規則に従う必要があります。
企業が従業員のマイナンバーを取得する理由
平成27年10月から始まったマイナンバー制度は、正式には社会保障・税番号制度という名称の制度です。私たちが社会で暮らしていく上では行政の提供する社会保障を受ける権利と定められた税金を支払う義務がありますが、その手続きの際、これまでは各行政団体がそれぞれ別の番号を使って国民の社会保障や税金の情報を管理していました。
しかし、それだと異なる団体間で情報を共有する必要があるとき、手間がかかり手続きは複雑になります。そこで、国民一人一人に生涯変わらない共通のナンバーを割りふり、１つのナンバーで行政上の手続きを行うことで、情報の共有や管理や手続きを簡略化し、よりたしかで便利な社会保障や税金のシステムをつくりあげよう！というのがマイナンバー制度の主な目的です。
企業は、自分の会社で働く従業員の代わりに社会保険や税金の手続きを行うので、役所に届け出をする書類に記載するマイナンバーが必要になるので、提出を求めているのです。
個人情報が悪用される心配はないの？
マイナンバー通知カードをコピーし勤務先に渡すことが不安、という人もいるかもしれません。けれど、マイナンバーの管理については厳しい取り決めがあり、それを破れば罰則の恐れもあるため、管理する側もマイナンバーの扱いについてはとても慎重です。また、バイトを辞めたなど手続き上保管する必要がなくなったときは、速やかにコピーを処分し手元に残してはいけないことになっています。
マイナンバーは、通知カードだけでは成りすましなどの行為ができない仕組みになっていて、コピーした通知カードのコピーが不正に利用されることがないように配慮されています。マイナンバー通知カードには、住所や名前や生年月日といった基本情報がしるされているだけで、通知カードのコピーを勤務先に渡したことによって、それ以上の深い個人情報が勤務先に知られてしまうということもありません。
マイナンバー制度はまだスタートしたばかりなので、この先、規則やシステムが変わる可能性はありますが、2016年6月の現段階では、通知カードのコピー提出をバイトの勤務先に求められたら、それに従う必要があるということになります。マイナンバー制度に関しては、内閣官房のマイナンバー専用ホームページで随時新しい情報が更新されているので、そちらも参考にしてください。
内閣官房ホームページ
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