バイトの応募先から折り返しの電話がかかってきた時の流れ、受け答え方
応募したアルバイト先からの電話は親しい友人との会話とは違って、緊張するものです。相手は社会人でありこれから上司になるかもしれない人ですから、ある程度のマナーも求められます。応募先からの電話連絡があった場合は、どのようなことに気をつけるべきかを解説します。
折り返しの電話のよくある流れ
応募したアルバイト先からかかってくる電話は多くの場合、面接の日程調整を依頼するものです。WEB上から応募した場合や、履歴書を送付して、その時点で不合格になった場合は、郵送やメールで返事が来るのが一般的です。なかには、応募が多い会社の場合は合格者のみ面接などの連絡をするというところもあります。
ですから、電話がかかってきた時点で採用選考は前に進んでいると言えます。いきなり電話がかかってきて緊張するかもしれませんが、恐れたり不安になる必要はありませんので、前向きな気持ちで対応しましょう。
面接の日程調整の電話の場合、おおよそ次のような流れで、電話が進んでいきます。
1.応募の確認をされる
まず本人確認と応募したことが間違いないかの確認があります。応募先の会社としても応募者の氏名や電話番号を間違ってしまうといけないということから最初に確認があることが多いです。
2.面接日時の指定・提案をされる
本人に間違いないことがわかれば、面接の日時を調整する話になります。
応募先から指定された日時、複数候補があるなら提案される日時のうちどれが良いのか、その日が難しければいつなら良いのかということを電話で話して決定します。
3.面接当日の持ち物等の指示をされる
面接の日時が決まれば、当日の持ち物で必要なものを伝えられます。履歴書を事前に送っていない企業であれば当日持参するということが指示されたりします。他には筆記用具を持ってきてくださいと依頼されることもよくあるでしょう。
こういった会話の流れになりやすいので、必要な事柄は、必ず手元にメモを残しましょう。
また、万が一聞き逃しがあった時に対応できるように電話をくれた方のお名前と、折り返し先の電話番号も尋ねておくと安心です。
電話の受け答え方の例
会話の流れは上で説明しましたので、実際の受け答えの例を記載します。参考にしてください。
電話の話し方例
企業担当者：もしもし、初めまして、株式会社〇〇の採用担当の△△と申します。〇〇様のお電話番号でお間違いないでしょうか。
あなた：はい。
企業担当者：ありがとうございます。先日、〇〇のアルバイト求人にご応募いただいた件でお電話させていただいたのですが、お時間よろしいでしょうか。
あなた：はい、大丈夫です。お願いします。
企業担当者：ありがとうございます。ご応募いただいた件につきまして、面接にお越しいただきたいと思いまして、〇月〇日の〇時からはご都合いかがでしょうか。
あなた：はい、その日時であれば大丈夫です。
企業担当者：では、〇月〇日の〇時に弊社のオフィス受付にお越しください。内線用の電話がございますので、採用担当の△△をお呼びください。
あなた：わかりました。〇日の〇時にお伺いします。
企業担当者：ありがとうございます。それでは〇日の〇時、よろしくお願いいたします。当日は、筆記用具と履歴書をご持参いただけますでしょうか。
企業担当者：はい、わかりました。
企業担当者：もし何かございましたら、今お電話をかけさせていただいている000-0000-0000(電話番号）までご連絡お願いいたします。
あなた：ありがとうございます。000-0000-0000ですね。
企業担当者：はい。本日はお忙しいところありがとうございます。それでは当日、よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。
あなた：はい、お電話ありがとうございました。こちらこそよろしくお願いいたします。失礼いたします。
静かな場所でメモをとりながら電話する
応募先と思われる番号から電話がかかってきたときに屋外にいるのであればまずは通話のしやすい静かな場所、電波が届きやすい場所を探して移動しましょう。
電車等に乗っていて会話が難しい場合は留守録に切り替えておくか、切り替えていなかった場合はこちらからかけ直すよう簡潔に伝えます。電話できる環境になったら、連絡事項を記録できるように手元にメモを用意します。あとは落ち着いて失礼のないよう話を進めましょう。面接の日程やその際の持ち物など、重要事項は復唱して、相手に確認してもらうと安心です。
また、外にいるときや電車移動中などですぐには対応できないとき、相手の声が聞き取りにくいときはそのことを伝えましょう。こういったこともトラブル防止、聞き間違い防止のためには大切です。状況の説明をする例を3つ挙げます。
1.電車等に乗っていて通話ができないとき
2.外出先でスケジュールが確認できないとき
3.相手の話が聞き取れなかったとき
出られなかった場合は早めに折り返す
万が一、応募先からかかってきた電話を取れなかった時は、気付いてからなるべく早めにこちらから折り返しましょう。
留守録にメッセージが残っていて「こちら（応募先の企業側）からまたかけ直します」という伝言が残っている場合は、それを待っていても良いですが、基本的には応募者側からかけ直すのがマナーです。とはいえ、来客や業務が立て込む忙しい時間帯や、早朝・深夜など、非常識な時間に折り返してはいけません。
どこからかかって来たか判らないと不安で折り返せない…という場合や、複数のバイト先へ同時に応募しているといった場合は、着信のあった電話番号でインターネット検索をしてみると発信元が判るかもしれません。
ただし、応募先からの電話は、求人誌やwebサイトに表示されていたのとは違う番号からかかってくる場合もあります。この場合は、着信の合った電話番号でweb検索を掛けても、応募先の企業の名前が出てこない可能性も。応募先に接触してからは、知らない番号からの電話でも、無視せず積極的に取るよう心かけてくださいね。
応募時に連絡のつきやすい時間帯を伝えておく
かかってきた電話がなかなか取れない、折り返しても採用担当者に繋がらない…というのはアルバイトの応募に関してはよくあることですが、なるべく連絡がつくタイミングで電話ができるようにするためのコツがあります。それは、「連絡のつきやすい時間帯をあらかじめ伝えておく」ということです。
応募先から何度も電話をもらうのは気が引けますし、選考が進まないと、応募した自分自身も焦ってしまいます。
履歴書やWEB上の応募フォームには、連絡のつきやすい時間帯を記入する欄や、備考欄と呼ばれる場所があります。自分が電話に出やすい時間が見通せる場合はあらかじめここに記入しておくと、応募先の企業もそれを参照して、連絡をくれる場合が多いです。「〇曜日の〇～〇時頃でしたら、基本的に電話がつながります。留守録になっている場合は、お手数ですが伝言を残していただきますようお願い致します。」等と記入しておくと良いでしょう。
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もし一度決めた面接日程を変更してもらいたい場合は、それがわかった時点でなるべく早く担当者に連絡しましょう。
土日、祝日も面接可能な応募先であれば、応募が週の後半でも週をまたぐことなく面接まで進むことができる場合があります。
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