アルバイト採用の予備知識 2016年3月5日

マイナンバーを収集する際に個人情報取扱いの基本方針策定は必要か？

マイナンバー制度がはじまり、事業者は従業員のマイナンバーを収集・管理する必要が出てきました。では、マイナンバーという個人情報を収集するにあたり、「個人情報取扱いの基本方針」といったものの策定は必要になるのでしょうか。以下、詳しく解説します。

中小規模事業者は策定を義務付けられていない

まず、この「基本方針」とは、自分の会社が個人情報の取扱いについて、安全性確保等を図る目的で対応の方針を明確にするためのものです。

今のところ（2016年2月17日現在）、いわゆる中小企業については、基本方針の策定は義務付けられてはいません。しかし、マイナンバーの取扱い方法や席印者などを明確にする必要はあり、これは明文化はしなくても良いものとされています。
これについては個人情報保護委員会のマイナンバーに関するガイドライン、Q&Aのページに詳しく回答がなされています。

»マイナンバーに関するQ&A　事業者編（個人情報保護委員会ホームページ）

中小規模事業者においては、必ずしも取扱規程等の策定が義務付けられているものではなく、特定個人情報等の取扱方法や責任者・事務取扱担当者が明確になっていれば足りるものと考えられます。明確化の方法については、口頭で明確化する方法のほか、業務マニュアル、業務フロー図、チェックリスト等に特定個人情報等の取扱いを加えるなどの方法も考えられます。（平成27年８月追加）

なお、中小企業、中小規模事業者の定義は中小企業法に規定されており、業種によって分類されていますが、会社の資本金が5,000万円以下、もしくは従業員数が50人以下の企業であれば基本的に上記にあてはまると考えて良いでしょう。ここに分類されている企業に当てはまる場合、取り急ぎは策定する必要はありません。

»中小企業の定義（中小企業庁ホームページ）

中小企業は、大企業に比べて個人情報の取扱件数が少ないことが考えられるため、このような例外が設けられているのです。

ただし、今後は義務付けられる可能性はありますので、必要に応じて策定できるようにしておくほうが望ましいと言えます。ただし、公表する義務はありませんので、社内規定として作成しておくことで問題ありません。

大企業は策定が必要だが既にあるところがほとんど

「中小企業」の定義に当てはまらない企業、いわゆる大企業は基本方針を策定する必要があります。しかし、大企業はプライバシーマークの導入や、そもそも多くの従業員の個人情報を入社時から取得・管理しているため、すでに基本方針は存在している場合がほとんどと言えます。

で、もし自社内に個人情報保護方針などが存在しない場合は策定する必要があるため、確認してください。

基本方針を策定する場合に必要な項目は4つ

基本方針を策定する場合には、以下の4つの項目を策定することが求められています。

事業所の名称
関係法令等の遵守
安全管理に関する事項
質問・問い合わせ窓口

事業所の名称は、企業の正式名称を指します。
関係法令の順守は、マイナンバーを取り扱うにあたって、関係している法律を遵守する旨を記載します。
安全管理に関する事項については、収集したマイナンバーを安全に管理する（保管方法や取扱い方法をきちんと定める）旨を記載する必要があります。
質問・問い合わせ窓口は、従業員等からの問い合わせ窓口として、誰にいつ連絡すれば良いのかを明記することになります。