パート・アルバイトの内定通知（採用通知）の例と書き方：テンプレ付
内定が決まったら、応募者に対して内定通知（採用通知）を行うことになります。
内定を伝えたからといって100％承諾するとは限らないので、できる限り辞退されないような、先の見通しを伝えることが大切です。電話にせよ郵送にせよ、今後のスケジュールを伝えることで安心してもらい、辞退に繋がる要素を排除するように働きかけてください。
内定は電話で伝えてから通知書を郵送する
書面で記録を残すという意味でも郵送は必要です。電話だけで済ませるというのは非常に軽い印象を与えてしまいかねないので、必ず書類（文書）による通知も行ってください。電話で話をしてから書類を送るのがベターです。できるだけ直接の接触回数を増やしておくと、今後のスケジュールの都合も確認しやすくなります。
電話で伝えることは「面接に来てくれたお礼」「内定（採用）の事実」「次のスケジュール」の3点です。
電話での話し方の例は以下の通りです。
応募者「はい、○○です」
担当者「はじめまして。
お世話になります、株式会社○○の採用担当、△△と申します。
○○様でいらっしゃいますでしょうか？」
応募者「はい、○○です。お世話になります。」
担当者「先日は弊社のアルバイト・パート求人について、
ご来社いただきありがとうございました。
選考の結果をご連絡させていただいておりますが、
今はお時間のご都合はよろしいでしょうか？」
応募者「はい。」
担当者「ありがとうございます。慎重な選考の結果、
ぜひ○○様には弊社でご活躍いただきたいと思い、
アルバイトとして採用することになりました。」
応募者「はい、ありがとうございます！」
担当者「つきましては、別途、書類も郵送させていただきますが、
○月○日の○時から、入社に関するご説明等がございます。
筆記用具と印鑑をお持ちいただいて弊社までご来社いただけますでしょうか？」
応募者「確認します。……はい、○日は大丈夫です。お伺いします。」
担当者「ありがとうございます。
当日は、条件面の再確認と、雇用契約書の取り交わし、
健康診断に関する書類のお渡しを予定しております。
どうぞ宜しくお願いいたします。
また郵送でもお送りさせていただきますので、ご確認をお願いいたします。」
応募者「わかりました、ありがとうございました。」
担当者「それでは、失礼いたします。」
応募者「はい、よろしくお願いいたします。」
なお、入社の意思確認をこの段階で行っても良いですが、特に法的な拘束力があるわけではなく、辞退の場合もこの段階で応募者側から伝えられることもありますので、必ず行う必要はありません。
内定通知書に記載する内容
郵送する内定通知書に記載する内容も、基本的には上記で説明した「面接に来てくれたお礼」「内定（採用）の事実」「次のスケジュール」です。
それに加えて、「担当者の連絡先」は忘れず入れるようにしてください。
なお、内定→いきなり出社初日を迎えるのではなく、事前に1回、出社打ち合わせという手続きを経ることで、「思ってたのと違う」という早期の退職やトラブルを防ぐことができます。
労働条件通知書や雇用契約書、就業規則はその出社打ち合わせ日に説明して渡し、可能であれば署名、押印をもらうという流れが良いでしょう。書類を持ち帰って確認、押印してから郵送してもらう場合は、期限を決めておくことが必要です。
上記の記載内容をまとめた、郵送用のWord雛形テンプレートです。ご活用ください。
メールを送る場合は郵送を前提とした内容にする
メールで伝える場合、メールはあくまで補助手段としての位置づけになります。送ったけど届いていない、見ていないなどのトラブルも発生するため、必ず郵送は別途、行ってください。
こちらも、面接に来てもらったお礼と採用の事実を伝えます。スケジュールの詳細については郵送物の確認をしてもらうことであまり長文にならないようにします。
スマホで読まれることが多いので、改行の頻度が多めで大丈夫です。
メールで伝える場合の文例は、以下の通りです。
メール文例
[件名]：内定（採用）のご連絡（株式会社○○）
[本文]：
佐藤一郎（応募者名）様
株式会社○○（会社名）採用担当の鈴木太郎（採用担当者名）と申します。
先日は、面接にご来社いただきありがとうございました。
その後、弊社の採用基準に基づき厳正な選考をさせていただきました結果、
あなたをアルバイト従業員として採用することを
内定いたしましたのでお知らせいたします。
つきましては、入社いただくにあたり、
詳細な事項に関しても打ち合わせ等がございます。
別途、郵送にてスケジュール等をご案内させていただきますので、
ご確認いただきますよう、宜しくお願いいたします。
まとめ
内定辞退を極力減らすために、できる限り直接、応募者と接触するとともに、文書で伝えるべきことはしっかり伝えてトラブルを防止するようにしてください。メール、電話は補助的な手段ですが、応募者に良い印象を持ってもらうためには有効な方法です。
内定辞退の防止策については様々な方法がありますので、逃したくない応募者に対しては積極的にアプローチしてください。
»バイト・パートの内定辞退は防止策を打っておく！《どうしても編》
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