応募者との《面接日程調整》メールの返信・希望日やり取り・例

書類選考を通過した応募者とは面接を行います。面接の日程はあらかじめ会社側で決めておき、時間帯の候補を応募者と調整するのが望ましい形です。ここでは、メールの返信例や電話連絡時に話す内容を解説します。

候補日・時間帯を挙げて面接の案内をする

できるだけスムーズに選考・採用活動を進めるために、面接日はあらかじめ、担当者が面接に集中できる日を設定しておきましょう。それが面接の候補日となります。候補日は採用・面接すべき人数にもよりますが、1日最大10人程度が限界なので、それをベースに日時を設定してください。

残るは時間帯ですが、1人の面接には30分～1時間かけて選考するので、あまりタイトなスケジュールにならないように候補の時間帯を3つ程度挙げて提案してください。

郵送で伝える場合

メールは便利ですが、エラーなどで届かない場合もありえるので、迅速に郵送手続きを行ってください。面接日時、場所、持ち物、今後の予定とこちらの連絡先を簡潔に記載しましょう。

書類選考結果報告・面接日のご案内テンプレート

書類選考結果報告・面接日のご案内のWord雛形テンプレートです。ご活用ください。

メールで伝える場合

メールでの連絡の場合、以下の文章を参考にしてください。
ただし、最近は携帯電話のメールアドレスから応募してくる人も多く、こちらから送信したメールが迷惑メールフィルタで迷惑メールに分類されたり、携帯電話会社のサーバーで止まってしまうおそれもあります。基本は郵送することを前提としてください。

また、面接の日時はできれば1つに絞って連絡するほうとこちらのスケジュールに影響がなく、会社側主導で進めることができます。

電話で伝える場合

面接日の5日前までに届かない可能性がある場合、あるいはメールのエラーや不達と考えられる場合、電話をかけておくのが親切です。そういった配慮、気遣いが応募者からの信頼を積み重ねていくことになります。やりとりの例を以下に紹介します。

日にちの変更は極力避ける

もし候補日と合わないと言われてしまったら、対応としては「他の候補日を設定する」「その応募者をあきらめる」のいずれかが考えられます。

想定していない他の日を設定すると、せっかくこれまで入念に検討して進めてきた採用スケジュールが変わってしまうことになります。選考期間が短くなってしまったり、面接担当者が忙しい日に設定してしまうと採用活動がうまくいかないリスクがあるので、柔軟に対応できれば理想ですが、できれば候補日を変更するのは避けることをおすすめします。

応募者が複数いる場合は特に、1人の応募者のために面接日を変更することは避けたいものです。候補の時間帯を早める・遅めることが担当者のほうで可能であれば、別の時間帯に面接に来てもらえるかをあらためて連絡してみてください。それでも難しいようであれば、縁がなかったと考えるのも一つの手です。

まとめ

面接日の連絡は、理想の形は面接日は絞って特定の日付を指定し、郵送＋電話・メールで確実に応募者に伝えることです。変更を余儀なくされる場合、できる限り影響のない範囲で調整しましょう。

応募者との調整はもちろん必要ですが、会社側で、面接日程の決め方についておさえておくべきポイントが3つあります。
»バイト・パートの面接日程の決め方３つのポイント