アルバイト・パートさんのマイナンバー収集方法と保管・管理[完全版]

平成27年10月以降、全ての国民にマイナンバー（個人番号）が通知され、「マイナンバー制度」が始まりました。通知された12桁の番号は、平成28年1月から、役所の様々な手続きに利用されるようになります。

この制度で、全ての会社は、会社の規模に関係なく、正社員、アルバイト、パートの従業員とその扶養家族のマイナンバーを取得する必要があります。その取得手順・管理方法をまとめました。書類のひな形、テンプレートの無料ダウンロードもあります。

なぜ従業員のマイナンバーを取得しないといけないのか

会社は法律上の義務として、役所に提出する書類に、従業員から取得したマイナンバーを記載しなければならなくなりました。

従業員のマイナンバーがわからなければ、書類に記載する義務が果たせなくなります。このため、会社は従業員からマイナンバーを取得し、管理していくことになったのです。

マイナンバーの取得・管理方法

従業員のマイナンバーの取得、管理手順を、次の5つのステップで順を追って紹介します。

１．誰がマイナンバーを取り扱うのかを決める

個人情報保護のため、決められた人以外、マイナンバーを取り扱うことはできません。

担当者は誰がなってもかまいません。情報セキュリティ部門の担当者や、中小企業であれば、企業の代表者、もしくは役所に提出する書類を作成している総務・経理担当者などの事務員が担当する場合が多いです。

２．従業員にマイナンバーの提供を依頼する

従業員（とその扶養家族）に対してマイナンバーの提供を依頼する場合、マイナンバーを何に使うのか、という利用目的を伝えなければなりません。

伝え方は、口頭でも文書でも構いませんが、バイトのシフトの関係で、従業員に個別に同じことを伝えるのであれば、書面にして渡したほうが効率的でしょう。

そして、重要な注意点として、マイナンバーを限られた利用目的以外に利用することは禁止されています。

会社のマイナンバーの利用目的は法律上「国の保険や年金、税金に関する書類の作成に必要がある場合」に限られていますが、その代表的な例は以下の通りです。

マイナンバー提供依頼書テンプレート

この書類を従業員に渡して提出を依頼してください。手続き上、必須の書類となります。

３．従業員に提出してもらう

提出の方法は、特に法律で定められているわけではありません。

しかし、口頭で伝えられても確認ができないので、書面にマイナンバーを記載してもらうか、マイナンバーが記載された通知カードをコピーして貼り付けてもらうという方法が多いです。

どちらでもかまいませんが、パソコン上で管理するのであれば、マイナンバーの数字だけ記入してもらえば良いでしょう。

マイナンバー提出書テンプレート

この書類を従業員に渡してマイナンバーを提出してもらってください。こちらも提出依頼書同様に必須の書類となります。また、扶養家族分も提出してもらうときは、扶養家族の委任状も別途提出してもらってください。

４．取得したマイナンバーと提出者が合ってるか確認する

マイナンバーを取得した後、提出されたマイナンバーが正しいものであるかの確認と、提出者がその番号の正しい持ち主であることの確認が必要です。

この手順を省略することは認められていません。必ず確認してください。

次の3パターンのうちどれかの方法で直接対面で確認すると確実です。

※「通知カード」と「写真付の個人番号カード」は異なります。「通知カード」は全ての国民に届きますが、「写真付の個人番号カード」は届いた人が別途手続きしないともらえません。

身分証明書はその場で確認できれば良いので、コピーしたり別途収集して保管する必要はありません。

対面・直接の手渡しだけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様の確認が必要です。

５．取得したマイナンバーは厳重に保管する

取得したマイナンバーをプリントして台帳などで保管する場合、カギがかかる棚、ロッカー、袖机の引出しに入れて必ず施錠し、取り扱う人以外は勝手に見たり利用したりできないようにしてください。

パソコンでマイナンバーを管理する場合には、パソコンの起動パスワードを設定する、ウィルス対策ソフトを最新版に更新するなど、簡単に情報が漏えいしないような対策を行ってください。

従業員が提出を拒否した場合は理由を記録する

従業員が面倒臭がったり、不安に思ってマイナンバーの提出を拒否することも考えられます。

従業員に利用目的を伝えてマイナンバーの提出を依頼しても拒否された場合は、まず、拒否されからといってそのままにするのではなく、マイナンバーの記載は会社にとって法律で定められた義務であることを再度伝えて、引き続き提出を求めてください。

それでもなお、提供を拒否された場合、提供を求めた経緯（提出を依頼したこと、拒否する理由など）を日付とともに記録・保存して、単なる会社側の義務違反でないことを明確にしておくことが必要です。

役所からすると、書類にマイナンバー書かれていなかったら、会社はマイナンバーを取得したのに紛失したのか、あるいは提出を拒否されて書けないのかが判別できませんので、必ず経緯を記録・保存しておいてください。

不要になったマイナンバーは保持せず削除する

内定辞退や退職した場合は廃棄する

アルバイトの内定辞退、途中退職、契約満了による退社などで、マイナンバーが不要になったときには、すみやかに取得したマイナンバーを台帳等から廃棄し、パソコン上で管理している場合はファイル・データの削除をしなければなりません。

退職後も必要な期間は保存してもOK。最長7年

退職後でも、年末調整や源泉徴収などでマイナンバーが必要な場合には、手続きを行うために必要な期間は保持しておくことが認められていますが、手続きの終了後は破棄してください。政府の方針として、最長でも退職後7年以内に破棄することが求められています。

以上の手順・注意点をふまえて、マイナンバーの取得・管理を行ってください。
もし、マイナンバーの収集がうまくいかない場合はこちらの記事も参考にしてください。
»アルバイト・パートさんがマイナンバー提出を拒否した場合の対処法