従業員のマイナンバーは通知カードのコピーを提出でもOK？

企業による従業員のマイナンバー情報取得がはじまっていますが、「通知カードをコピーして出してください」という方法を採っている企業もあります。今回はこの方法の可否および注意点について、解説します。

通知カードのコピー提出も認められている

まず、結論から言うと、会社が従業員に対し利用目的を通知し、安全管理措置を講じた上で、通知カードのコピーを収集して保管するのであれば、この方法でも問題ありません。

コピーの保管について政府の見解が記載されている、内閣官房のページの参考URLご参照ください。（A4－3－7にコピーをとることについての回答があります）
»マイナンバーに関するよくある質問（内閣官房ホームページ）
※ただしこの回答は2015年9月の回答となっているため、2016年以降、政府の見解は変更される場合はあります。実際に自分の会社でマイナンバーを通知カードのコピーで提出してもらいたい場合、最新の情報をチェックすることをおすすめします。

したがって、上記の内容にしたがう限り、マイナンバー収集にあたり、通知カードのコピーを提出してもらう方法でも大丈夫です。

コピーは安全管理措置を講じて管理する

では、コピーを受け取って保管するにあたって、内閣官房の言うところの「安全管理措置を適切に講ずる必要があります」とはどの程度の措置が求められているのでしょうか。

これについては、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインにおいて、大きく5つの要素が検討すべきものとして求められています。

»特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（個人情報保護委員会ホームページ）

1. 1.個人番号を取り扱う事務の範囲を明確にする
2. 2.特定個人情報等の範囲を明確にする
3. 3.事務取扱担当者を明確にする
4. 4.基本方針を策定する
5. 5.取扱規程等を策定する

企業の担当者が知っておくべき上記の5つのポイントを、簡単に解説します。

1.個人番号を取り扱う事務の範囲を明確にする

まず、マイナンバー関係の事務、マイナンバーを直接用いた事務の範囲を明確にしておく必要があります。

2.特定個人情報等の範囲を明確にする

次に、1で明確にした事務のなかで、取り扱う特定個人情報等の範囲を明確にしておく必要があります。マイナンバーだけなのか、名前、住所も用いるのか、など、項目・範囲を明確にしておきましょう。

3.事務取扱担当者を明確にする

1で明確にした事務について、実際に担当する者（事務取扱者）を明確にしておく必要があります。

4.基本方針を策定する

マイナンバー、個人情報等の適正な取扱いの確保について、企業（組織）として取り組むために、個人情報取扱いの基本方針を策定する必要があります。

5.取扱規程等を策定する

上記の1～3で明確にした事務における個人情報等の適正な取扱いを実際に行うために、取扱規程等を策定する必要があります。

これらは2016年2月12日時点ではガイドラインであり、努力義務ではありますが、今後、マイナンバーの浸透とともに、企業の規模によっては明確な義務となり罰則規定が設けられる可能性もあります。

通知カードのコピーを保管する方法

通知カードのコピーで受け取った後は、担当者がカギ付ロッカーや袖机などにファイルしてしまっておき、管理者以外には見られないようにする必要があります。また、退職した場合などマイナンバーが管理上、必要でなくなったタイミングですみやかに破棄することが必要です。

マイナンバーの収集・保管・管理については以下の記事に手続き全体をまとめていますので、参考にしてください。
»アルバイト・パートさんのマイナンバー収集方法と保管・管理[完全版]