ズバリ解決！従業員のマイナンバー収集を郵送でする方法

マイナンバーの収集には直接受取り、オンライン、郵送といった方法がありますが、今回は郵送で行う方法を紹介します。

簡易書留で郵送してもらう

会社側としては、マイナンバー提供依頼をする従業員に対して「これに必要な書類を同封して、郵送してください」という依頼を行うことになります。会社側で用意しなければならないものは、郵送用の封筒、切手（郵送代）、提出するための書式となり、従業員はそれに応じて、その他に本人確認のための身分証明書を用意して同封し、会社宛に送ることになります。

郵送の方法ですが、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインによると、「容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずる」ということが求められています。
»特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（個人情報保護委員会ホームページ）

つまり、送付した封書が途中で紛失しないように、少なくとも後から追跡することができる郵送サービスを用いる必要があります。
※従業員から送付された書類を保管する際の安全管理対策は、対面のときと同様です。

後から追跡することができる郵送サービスで現在、最もコストが安く可能なのは簡易書留です。追跡サービスで状況を確認することができ、紛失、事故時などで最大5万円の賠償があります。ただし、コストが安いといっても従業員から簡易書留を送付してもらうための費用は会社が負担することになるので、人数が多いとそれなりに全体のコストはかかってきます。

手続きの注意点

簡易書留に使う封筒は、上記のガイドライン上、「容易に個人番号が判明しない措置」として「中身が透けないもの」を用いる必要があります。中に入れる書類をカラーのクリアファイルに入れたり、無地の用紙で挟むなどして工夫するなどすれば、それほどコストがかからず対応できるでしょう。

また、封筒の中に入れてもらうものは、以下のものが必要になります。提出書は会社から用意するテンプレートを用いれば良いですが、住民票の写しなどは従業員個人に取得してもらう必要があります。

マイナンバー確認のために必要なもの

• マイナンバー提出書
• マイナンバー提出書及び委任状（扶養家族の分も提出する場合）
• 上記のもの、もしくは個人番号が記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書

これらは、従業員のマイナンバー情報そのものを把握するために必要なものとなります。

本人の身元確認のために必要なもの

これは従業員各自に用意してもらい、同封してもらう必要があります。

これらは、従業員がそのマイナンバーの持ち主であることの確認のために必要なものとなりますが、本人の身元確認は対面で行う場合には、これらの同封は不要です。なお、身分証明書は本人も使用する場合が多いので、写しでも問題ありません。

そして、もし上記の身元確認のための証明書がない場合、下記のうちいずれかを2点以上、同封してもらう必要があります。

少し抽象的なのでわかりやすい例を挙げると、国税、地方税、社会保険料、公共料金の領収書、納税証明書（発行から6か月以内のもので、氏名・住所等があるもの）や住民票の写し（発行から6か月以内のもの）が該当します。

まとめ

上記のような方法で郵送によるマイナンバー収集が可能となります。最後に、メリット、デメリットを簡単に解説します。

郵送のメリット

郵送は全国に支店、支社がある場合や契約している従業員が本社から遠方に所在している場合に役立つ方法と言えます。全国に個人支払先（業務委託契約等）がある企業にとっては、対面での取得は難しく、郵送の利便性が高いです。また、対象者に準備してもらうものは限られているので、適切に手続きを進めれば、スムーズに収集しやすいと考えられます。

郵送のデメリット

デメリットとしては、郵送のためのコストが発生し、件数によっては高額になる可能性もあるという点が挙げられます。また、対面方式で持参してもらう方法とは異なり、封筒の中身がわからなくするような措置も講じる必要があり、これも手間やコストアップにつながる要素と言えます。

なお、マイナンバーに関する全体的な収集方法と保管、管理については、以下の記事を参考にしてください。
»アルバイト・パートさんのマイナンバー収集方法と保管・管理[完全版]