アルバイト・パートさんがマイナンバー提出を拒否した場合の対処法

アルバイト・パート従業員がマイナンバーの提出を拒否した場合、現時点（2016年2月15日）では企業・従業員ともに法律上、罰則などが課せられるわけではありません。したがって、ただちに何かトラブルや問題が起きるということはありません。

ただし、企業から役所に提出することは義務とされているため、拒否された場合、提出書類にマイナンバーを記載することができませんから、まず引き続き提出を求めて、それでも拒否する場合、拒否確認書を提出してもらうことをおすすめします。

また、将来的にマイナンバーの活用が増えてくるにつれて、きちんと記載して提出していない企業にペナルティが課せられる可能性はゼロではありませんから、就業規則などに規定を設けることも検討してください。以下、詳しく解説します。

マイナンバー提出は従業員の義務ではない

平成28年1月から、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「マイナンバー法」といいます。）に基づく税・社会保障などの分野で利用が開始されます。
会社は役所に提出する書類について、従業員のマイナンバーを記載することが法律上、求められるようになりました。今のところ罰則規定はありませんが、義務として課されているものです。

一方、「従業員はマイナンバーを会社に届出・提出しなければならない」ということは法律では決まっていません。したがって、マイナンバーの提出は従業員の義務ではないと言えます。

拒否されたらまず再度、趣旨を説明して提供を求める

この点、内閣官房の「よくある質問」では以下のとおり質疑応答がなされています。
»マイナンバーに関するよくある質問（内閣官房ホームページ）

Ｑ4－2－5　税や社会保障の関係書類へのマイナンバー（個人番号）の記載にあたり、事業者は従業員等からマイナンバーを取得する必要がありますが、その際、従業員等がマイナンバーの提供を拒んだ場合、どうすればいいですか？

Ａ4－2－5　社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。

上記のとおり、まずは会社のほうからあらためて従業員にマイナンバーの収集目的、趣旨などを説明して提供を求めることが必要です。

なお、「書類の提出先の機関の指示に従ってください」とありますが、平成28年1月現在、まだ対応、指示内容を確定している役所はほとんどないのが現状です。実質的には、まだ記載していなくとも書類の手続きには問題は起こる可能性は低いと言えます。

ただし、これから先、運用が軌道に乗ってきた場合にはさらにルールが細かくなったり罰則が定められる可能性はありますので、極力、マイナンバーの提供を求め、収集することが重要です。

どうしても拒否されたら記録を取っておく

国税庁のホームページにも、マイナンバーの収集ができない場合の対処方法について回答があります。

»国税分野におけるFAQ（国税庁ホームページ）

Q1‐2 従業員や講演料等の支払先等からマイナンバー（個人番号）の提供を受けられない場合、どのように対応すればよいですか。

（答）

法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。

それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。

（略）

こちらの回答でも、まず引き続き従業員に対して説明を行い、提供を求めることを第一としています。そして、それでも提出を拒否された場合には、提供を求めた経過、具体的には説明した日、内容、従業員の回答、理由などを記録することが求められています。

会社側が役所に提出する書類に番号を記載するのは義務なので、書かれてない場合は義務違反となります。この点、提供を求めたにもかかわらず拒否されたという経緯は、単なる義務違反ではないと判断されるということになります。

拒否確認書を提出してもらう

提出を拒否された場合の記録に役立つのが、提出を拒否したということを書面で残しておくという方法です。届出書類の取扱い等で問題や不利益が起こる可能性があることを伝えた上で、なおマイナンバーの提出を拒否した場合は拒否確認書に署名、押印を求めて書類を提出してもらうようにすることが企業側のリスク軽減につながります。

マイナンバー提出拒否確認書テンプレート

「マイナンバー提出拒否確認書」のWord雛形テンプレートです。ご活用ください。

就業規則に規定を新しく設ける

今は制度が開始されたばかりで、これからどういった問題が出てくるのかはまだわかりません。しかし、少なくとも会社側には色々な書類に従業員のマイナンバーを記載しないといけないことは義務としてあるので、会社としては今後は就業規則を改訂し、マイナンバー提出を規則の中に盛り込むことで、よりスムーズな収集が進むようになるでしょう。

なお、マイナンバーの収集・保管・管理については以下の記事にまとめて解説していますので、あわせて参考にしてください。
»アルバイト・パートさんのマイナンバー収集方法と保管・管理[完全版]