マイナンバー収集時の本人確認方法、全パターン完全解説！

従業員のマイナンバーを収集する際、提出されたマイナンバーが本当に本人のものであることを証明するために、本人確認を行うことが必要です。確認方法は、対面、郵送、メール・オンライン、電話という方法があります。今回、それぞれの場合について解説します。

対面（本人が目の前にいる場合）の確認方法

従業員から直接、手渡しなどでマイナンバーを収集した際などに利用される方法です。雇用関係にある従業員については、採用の際に、履歴書など顔写真が貼られた書類などで、本人であることがすでにわかっている状態と言えます。こうしたように、人違いなどが起こらず、本人であることが明確な場合は、本人確認は目視で足り、書類などは必要となりません。

なお、扶養家族のマイナンバーを収集した場合は、税の年末調整など従業員が扶養家族の本人確認を行う場合（家庭内で確認）と、国民年金の第３号被保険者の届出など事業主が扶養家族本人の確認を行う場合の2パターンがあります。
基本的には従業員が扶養家族の本人確認を行うことが多いですが、各制度の中でマイナンバーの提供がどのように義務付けられているかで異なりますので、マイナンバーを使用する制度ごとに確認してください。

郵送の場合の確認方法

郵送の場合、マイナンバーを収集する際に、従業員各自にマイナンバー提出書とともに、本人確認書類を同封してもらう必要があります。

これらは、従業員がそのマイナンバーの持ち主であることの確認のために必要なものとなります。マイナンバーは郵送で受け取り、本人の身元確認は対面で行う場合には、これらの書類は不要です。
なお、身分証明書は日々の生活で使用する機会もあるので、最新のものをコピーしたものでも構わないとされています。

そして、もし上記の身元確認のための証明書がない場合、下記のうちいずれかを2点以上、同封してもらう必要があります。

少し抽象的なのでわかりやすい例を挙げると、国税、地方税、社会保険料、公共料金の領収書、納税証明書（発行から6か月以内のもので、氏名・住所等があるもの）や住民票の写し（発行から6か月以内のもの）が該当します。

メール・オンラインの確認方法

メールやオンラインでマイナンバーの収集を行う際には、次の方法での確認が求められています。

ICチップの読み取りや総務省の管轄する「公的個人認証による電子署名」はICカードリーダライタなどが必要となるので、あまり使われていない方法です。従業員が役所に行って手続きを行わなければならない場合もあるため、手間がかかる可能性が高いものです。
»公的個人認証サービスによる電子証明書（総務省ホームページ）

その他、事務担当者が適当と認める方法のなかでおすすめなのは、マイナンバーカードの両面を画像データ（写真等）にして、メールに添付するという方法です。こちらが、最も簡単で正確性を確保できる方法です。

マイナンバーカードがない場合、通知カードと本人確認書類（免許証やパスポート）の両方を画像データにしてメールに添付することも可能です。国税庁が配布している事業者向けの資料にこちらの方法が紹介されています。
»マイナンバー取得時の本人確認法【事業者向け】pdf（国税庁ホームページ）

電話での確認方法

電話でマイナンバー収集後の本人確認をする場合は、事前に電話以外の手段によって本人確認を行なった上で、既に特定個人情報ファイルが作成されているときのみ可能となります。事前の作成がない場合は認められていません。
電話で本人確認をするときに聞く項目は以下のものです。

電話で、基礎年金番号などのその人しか知らない固有の番号、給付の受取先の金融機関名（口座番号）等の複数聴取などが想定されています。

まとめ

対面ではなく遠隔地からマイナンバーを収集する場合、対面に比べて事故やミスなどの確率が上がるため、セキュリティ面で安全性を高めておくように配慮する必要があります。

また、従業員の入れ替わりが多いお店等の場合、退職後に連絡が取れなくなることも考えられることから、原則として、採用時にマイナンバーをあらかじめ収集しておくことをおすすめします。

マイナンバー収集の方法や保管方法はどうすれば良いでしょうか？
»アルバイト・パートさんのマイナンバー収集方法と保管・管理[完全版]