《人を雇うとき》アルバイト採用後の必要書類、提出書類まとめ

アルバイト、パートさんを採用して雇用するとき、必要な書類があります。今回は、どういう書類が必要で、提出してもらわないといけないかということを詳しく解説します。

法律上提出してもらうことが必要なもの

実は法律上必ず取得すること、としているものはほとんどありません。

2016年7月現在、マイナンバーの取得が事業者に求められているのみです。雇用者が被雇用者と家族のマイナンバーを記載した書類を税務署に提出する必要があるので、従業員から取得する必要があるのです。

なお、マイナンバーを提出してもらう必要性と正しい収集の方法は、以下の記事に詳しく解説していますので、参考にしてください。
»アルバイト・パートさんのマイナンバー収集方法と保管・管理[完全版]

法律上は不要だがよく使用されるもの

特に法律による決まりはありませんが、会社によっては下記のような書類の提出が求めることが多いです。

雇用契約書

会社と従業員の間で、どういう条件で働くということを契約する書類です。会社は従業員に労働条件の通知をしなければなりませんが、雇用契約書にその記載をしていれば、従業員にとってもわかりやすいものになります。

免許・資格を証明する書類

自動車などの運転の免許や、経理やパソコンの資格を持っていてそれが要件の場合、その証明ができるものを提出してもらうようにしましょう。万一、資格がないのにあると称して応募があった場合、証明書の提出を行うことで、騙されるリスクが減ります。

（入社）誓約書

就業規則を守ることに同意してもらうための書類です。会社にとって従業員とトラブルになった際に、そもそも就業規則に同意がなければ規則に反しても良いと解釈されるおそれがあるので、入社するにあたって、会社の決まり事を守るという同意を得ておくことがポイントです。

身元保証書

身元保証書はアルバイト、パートさんの身元を誰が保証するのか、何かあった際に誰に連絡すれば良いのか、あるいは損害賠償を請求すれば良いのかということを把握しておくためのものです。実際に損害賠償に至るようなケースは極めて稀ですが、未成年を雇用する場合にはこういった書類があるほうが会社にとっても安心材料になるでしょう。

交通費・通勤経路などの申請書

交通費の清算処理のために必要なものです。もちろん、徒歩や自転車通勤などで交通費が発生しないような場合は提出してもらう必要はありません。

給与振込口座の登録申請書

どこに給料を振り込むかということを記載した書類です。手渡しの場合は不要ですが、今やほとんどの会社は銀行振り込みで給料を支払っているので、支払先情報の確認のために必要です。

健康診断書

法律上必須ではありませんが、会社によっては提出を求めているところもあります。

住民票記載事項証明書

住所の確認のための書類ですが、「住民票」や「戸籍謄本（抄本）」には、本籍地の記載があり、差別・同和問題をふまえ、本籍地の記載を求めないようにという行政指導が行われていますので、会社に提出してもらう場合には、本籍地の記載がない「住民票記載事項証明書」にするようにしてください。

税務・社会保険加入手続き上必要な書類

アルバイトスタッフ、パートさんが扶養の範囲で働くような場合や、逆にたくさん働いて社会保険の加入をするような場合に、会社は税務処理や社会保険加入手続きを行うのに必要な書類があります。これらはケースバイケースなので、実際に何が必要になるかは雇用条件に応じて確認してください。

• 年金手帳
• 雇用保険被保険者証
• 源泉徴収票
• 扶養控除等申告書
• 健康保険被扶養者異動届

まとめ

雇用の際には必ず提出してもらわないと、後になって困る書類がありますので、必ず提出してもらうようにしましょう。今回の記事で解説した書類のテンプレートは、以下のページにまとめています。ご活用ください。
»アルバイト・パート採用のテンプレート広場～手続き時に使える書類・雛形まとめ