応募された履歴書・書類は破棄していいの？返却しないといけない？

法律上の決まりはないが保管するのは危険

平成28年1月現在、応募者の履歴書、職務経歴書に関する取扱いを定めた法律はありません。各企業の判断に委ねられています。これらは重要な個人情報なので、いつまでも持っていると万が一、情報が流出、漏えいした場合に大きなトラブルになります。なので、まず「自社内に置きっぱなしにする」はNG。

そこで、自社内でずっと保持しないのは大前提として、具体的にどう処理するのかを決める必要があります。

基本的に選択肢は2つとなります。

• 返却する
• 破棄する

という選択肢です。応募者側の心理をどこまで重視するかで対応の方針が変わってきますので、それぞれの内容について詳しく解説していきます。

返却は応募者に安心してもらえる

応募者の不安を解消するためには原本の返却がベストです。コピーされているかもしれない、と思うとキリがないですが、丁寧に原本を返却してくる企業に対してそこまで不信感を抱く人は少ないでしょう。

手順としては、不採用通知を郵送で送る際に、履歴書原本を同封するというのが最も手間がかかりません。個別で送る必要は特にありませんし、

また、郵送での返却の場合、「送った」「届いてない」などの郵便トラブルを防ぐためには書留など記録が残る手段が良いですが、余分なコストがかかってしまいます。

このように、郵送返却は企業側にとっては手間がかかるのは確かですが、応募者への対応としては最適と言えるでしょう。

破棄する場合は詳細なルールを決める

破棄する場合はシュレッダーなどにかけるということが一般的ですが、応募者からすると「本当に破棄しているのだろうか？」と不安に思われ、疑われる可能性もゼロではありません。

破棄するという手段を採用する場合は、ルールを決めておくことが大切です。具体的には破棄する「時期」「方法」「担当者」を決めておくことが必要です。

時期

不採用決定からは間をおかずに破棄することをおすすめします。

数週間～数か月の間で一定期間保管して返却、破棄するという方法も考えられますが、その「一定期間」の根拠を示して応募者の理解を得るのは難しいので、おすすめではありません。

方法

破棄する方法、手順を決めてそのルールを守ることが大切です。手で破いて捨てる、そのままゴミ箱に捨てるという方法はあとで再現できるリスクがあるのでNGです。再現、修復ができないようにシュレッダーにかける方法がありますが、この他にも外部業者に依頼することもできます。その場合は、後々のトラブル防止のために、破棄の記録を取っておく必要があります。

担当者

誰が破棄するとかという担当者を決めておくことも必要です。履歴書は重要な個人情報なので、取扱いに注意しなければなりません。基本的には「採用担当者」が破棄するほうがわかりやすいです。

なお、面接・採用担当者以外に履歴書を見せたり、回し読みをしてはいけません。住所や電話番号、家族構成なども含んだ個人情報を取扱い担当者以外に見せることは、個人情報の保護に関する法律に違反する可能性が高く、問題となります。

破棄する場合の応募者への伝え方

破棄する場合は求人の募集要項に不採用の場合は自社で破棄すると書いておき、選考結果を通知するタイミングで再度伝えて破棄すると最もコストがかかりません。

破棄するという通常のルールをふまえた上で、それでも返却を希望する場合、応募書類とともに、切手を貼った書留用封筒を提出してください、と手続きをきちんと求めるのも、応募者に対して誠実な姿勢が見えるでしょう。

まとめ

履歴書は個人情報の詰まった書類なので、不要になった際にはすみやかに返却または破棄するという認識を持ちましょう。そして、どちらの方法を採る場合でも、手順を決めて、その通りに運用することが必要です。

不採用時に履歴書を不採用通知に同封して返却するという方法を採る場合、不採用通知の書き方はこちらの記事を参考にしてテンプレートを準備してください。
»パート・アルバイトの不採用通知の例と書き方：テンプレ付