パート・アルバイトの不採用連絡、通知の仕方・伝え方で会社の評判が変わる！

求人に応募があって、選考をしたものの残念ながら基準に満たず、採用しないという結果になることがあります。その際、お断り、不採用の通知を何かしらの形で行うことになりますが、この伝え方次第で応募者の心情を大きく左右することになります。特にパート応募の求職者は会社の近隣に住んでいる人の場合も多いので、悪い評判が立たないよう、しっかりケアしてください。

雑な伝え方をすると応募者の感情を逆なでする

電話やメールでそっけなく不採用ですと直接的な伝え方をしてしまうと、言われた側としては気分の良いものではありません。また、言い方や文書での言い回し次第では、感情を逆なでしてしまうことになりかねません。その結果、応募者の周囲に会社の悪い評判を伝えられたりする危険性があります。

迅速で丁寧な伝え方をすることで、だめだったけど仕方ないか、と思ってもらえるようになります。

待つ側の立場としては早く結果が知りたい

会社としても、何人もの面接、選考は大変なものですが、応募してきた求職者が最も気になることは採否の決定です。選考結果は1日でも早く知りたいと考えていることをまず認識してください。

特に、不採用の連絡の場合には、「ダメだったら他にすぐ応募しよう」と考えている人がほとんどなので、不採用であったとしても早めにわかれば次の応募先を探すので、断られたことの印象は薄くなります。

また、面接の際に、求人票に記載している「採否の結果は面接後○日以内に連絡します」ということは必ず守るようにしてください。このことは、面接時にもあらかじめ「では、今回の面接結果は○日までにご連絡いたします」と一言伝えておくと応募者も安心します。

返却する書類が汚れてないか確認する

面接、最終選考の結果、採用を見送ることになった人には、送ってもらったり持参してもらった書類を返却することになります。返却時の注意点としては、万一、会社の人間が誤って書類に直接メモ書きをしたり、破損していないかなど、預かった書類に汚れ、破れなどがないかを確認することが重要です。

履歴書に直接メモする、などということは絶対にやめておきましょう。そのまま返却されると気分は良くありませんし、クレーム、トラブルにつながるおそれもあります。

万が一、汚れや破れがある場合、丁寧にお詫びの言葉を添えて連絡してください。原則として「預かった書類は個別にクリアファイルに入れて管理する」「書類に直接メモなどは書き込まない」というルールにしておけば、破損などのリスクは低下させることができます。

通知には丁寧な文書を添えておく

不採用の通知の原則は「とにかく丁寧にお断りする」ということです。応募者はどういう横のつながりがあるかわかりません。周囲にネガティブな評判が広まったり、通知後にクレーム、苦情などが来ないように、リスクを防止する意味でも丁寧な対応が最も重要になります。

不採用の通知は文書を送ることで成立しますが、文書は「不採用通知」というストレートなタイトルにはしないほうが良いでしょう。
「不採用」「不合格」という表現はなるべく避けて、「採用はお見送りさせていただくこととなりました」といったような、やんわりとした形でお断りするのがポイントです。

まとめ

今回は応募者への不採用通知の方法、考え方について紹介しました。まず、きちんとした連絡、手段をとらなければ会社の評判が悪くなってしまう、ということを意識してください。
その上で、「早く通知すること」と、「書類の返却について汚れがないかの確認」、そして「丁寧な対応（文書）」を意識した伝え方を考えて実践してください。

不採用通知に書くべき内容や書き方の例についてはこちらで詳しく解説しています。
»パート・アルバイトの不採用通知の例と書き方：テンプレ付