パート・アルバイトの不採用通知の例と書き方：テンプレ付

バイト・パート応募者の面接を経て、採用の場合はその旨を通知して次のステップに進むことになりますが、採用は難しいと判断した場合、不採用の通知を行うことになります。

ここでは、応募者に送付する不採用の通知書について、注意点と書き方を解説します。

通知は郵送を原則とする

結果の通知は原則として郵送で行ってください。メール、電話といった方法もありますが、電話は不在やつながらない可能性がありますし、メールはエラーになるリスクがあります。基本的には決定した内容を失礼のない文面で記載し、郵送するようにしてください。

悪印象を持たれない伝え方にする

採用基準に満たなかったら、不採用となってしまうのは仕方がないことです。しかし、会社にとって不採用となった人でも、何かの機会で接したり、別の取引（お客様）で出会うこともあるかもしれません。どんな応募者でも、決して粗雑に扱ったりしてはいけないということを意識してください。

特に、応募者が今いるバイト・パートのメンバーから紹介を受けて面接に来たような場合、メンツを傷つけないようにする配慮が必要です。紹介してくれた人には当然、一声かけて状況を説明しておくことも必要です。

不採用通知に記載する内容

書類の名称は「選考結果のご連絡」というものが一般的です。「不採用」「不合格」というような言い方はできるだけ使わないようにして、やんわりとしたニュアンスで、しかし内容は明確になるように書いてください。

他には、日付、会社名、代表者（社長）名、応募者名、丁寧な挨拶文を盛り込みましょう。なお、不採用の場合は履歴書をする場合、不採用通知に履歴書も同封して送ってください。分ける必要はありません。

郵送する場合の内容

不採用通知書を自分で作成する場合は、書類から以下の項目が抜けないように作成してください。

特に気をつけたいのが履歴書です。返却を約束している場合は、この通知のタイミングで返送することをおすすめします。別々で郵送するのは二度手間になりますし、一緒に送ってしまって問題ありません。

不採用通知書テンプレート

上記の記載内容をまとめた、郵送用のWord雛形テンプレートです。ご活用ください。

メールを送るときの内容

メールの場合でも、郵送の場合と基本的には注意点、伝えるべき内容は同じです。

メールの多くはスマホで読まれることも多いので、1行をあまり長くしすぎないように、テンポ良く改行してください。

メール文例

電話で話すときの内容

まとめ

不採用通知は郵送で行うことを基本として、伝えるべき項目をもらさず、失礼になったり悪印象を与えないようなニュアンスで伝えることが大切です。応募者が自分の会社のお客様になったり、横のつながりがある可能性にも考慮して、言い方、書き方に注意してください。

今回の記事では不採用の際には履歴書を返却することをおすすめしていますが、破棄のルールを定める場合は返却する必要はありません。
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