1. 社会人なら知っておくべきメールマナーの基礎知識

あなたはビジネスマナーに自信がありますか?

"ビジネスマナーは完璧!"と自信がある人はどれほどいるでしょうか?
なぜ世の中これほどまでに「ビジネスマナー」という言葉が飛び交っていると思いますか?

はじめに

社会人になれば、ほとんどの人が社内や社外の人に対してメールは毎日使います。当たり前のように書いていますが、意味が相手に伝わらず、最悪ミスやトラブルに発展することがあります。ビジネスマナーを学ぶ意義は、相手を不快にしない思いやりの心だけではなく、自分の仕事を円滑に進めるための武器でもあります。「マナーを知らない人」にならないために最低限知っておくべきビジネスメールの知識をまとめました。

ビジネスマナーを無視すると危険

近年、若者たちの言葉遣いや立ち振る舞いに対して、「違和感」を覚える事が少なくありません。困ったことにビジネスの場でも、社会人としての自覚やモラルに欠けた若者が多いのも現状です。スーツと靴は新品だけどワイシャツの下には紫のTシャツ、持っているかばんは某海外ブランドの紙袋…。4月に様々な新社会人を電車で見かける度にこういう「違和感」を覚えます。

ビジネスマナーを無視した結果、周囲とのコミュニケーションが十分とれない、悪い印象をもたれ協力をしてもらえないという事だけにおさまらず、予想を超える最悪の事態を招いてしまう事も時にはあります。ビジネスの多くは、人と協力し合い創り上げるものです。それが大きなビジネスであればあるほど、『人』の協力がいるものです。そういう時に周囲とのコミュニケーションが取れていれば…なんて思ったりするものです。

ビジネスメールの基礎知識(メールマナー)

■BCCとCCについて
BCC:『Blind Carbon Copy』 の略。BCCで送るとアドレスは非表示になります。
同じメールを相手同士が知らない複数受信者に送るときに使用することが多いです。

CC:『Carbon Copy』 の略。情報共有するときに利用します。
またCCにアドレスが表示されることで、誰がこの情報を共有しているのか確認することができます。

■添付ファイルの注意点
大きなファイルを送ると受信に時間を要してしまうなど受信者に迷惑をかけてしまいます。一般的には1MBを超える場合には注意をしたほうがいいでしょう。複数ファイルの場合は別々に送る等の配慮が必要になります。基本的には1MBを超える場合はサイズを圧縮ソフトで小さくしてから送信するのがマナーです。

メール本文の基礎知識(メールマナー)

■署名について
初めて連絡をする場合は必ず署名を入れましょう。基本的な内容は会社名、所属部署、名前、メールアドレス、会社のURL、電話番号、FAX番号です。わかりやすく5行程度にまとめます。1行目には本文と署名の違いが分かるように区切り線をいれると親切です。また名前には読み方を入れておくのがいいでしょう。

■書き出しについて
書き出しですが一般的なのが「いつもお世話になっております」という書き方です。ビジネスメールは「平素は格別のご高配をたまわり、厚く御礼申し上げます」や「拝啓」といった時候の挨拶は必要ありません。書き出しの次は、名乗ります。携帯メールでは、相手に登録された名前が表示されるため名乗りませんがビジネスメールではNGです。どこ(会社名や大学名)の誰(名前)なのかを最初に伝えましょう。

<例>
いつもお世話になっております。
マイベストジョブ株式会社の山田です。